Mit MATE ist Ihr digitales Gästemanagement einfach, schnell und stressfrei. Mithilfe unserer MATE Gästeliste App können Sie Ihre Gäste am Veranstaltungstag ohne große Papierberge und lange Warteschlangen intelligent digital einchecken. Im Folgenden soll der selbstständige Aufbau eines MATE Setups für den Check-In direkt vor Ort erläutert werden.

Inhaltsverzeichnis:

1. Die MATE Gästeliste App 
2. Folgende Geräte benötigen Sie für ein MATE Setup
3. Haben Sie noch Fragen?

1. Die MATE Gästeliste App:

Sie finden die MATE Gästeliste App kostenlos im Apple App Store.

Öffnen Sie nach erfolgreichem Download die App und loggen sich ein, damit Sie Zugriff auf alle Ihre Veranstaltungen sowie auf die Gastinformationen der einzelnen Veranstaltungen erhalten. 

Wichtig:

Da wir kontinuierlich an einer Verbesserung unseres Gästemanagement Tools arbeiten, empfehlen wir Ihnen, die MATE Gästeliste App immer auf dem neuesten Stand zu halten und alle verfügbaren Updates wahrzunehmen.  

2. Folgende Geräte benötigen Sie für ein MATE Setup:

- iPads/ iPhones für die Nutzung der MATE Gästeliste App

Bitte beachten Sie, dass eine Nutzung unserer MATE App nur auf iOS-Endgeräten möglich ist. Für eine bestmögliche Nutzung empfiehlt es sich, auf iPads für den Check-In zurückzugreifen. Die Anzahl der benötigten Geräte richtet sich nach der Anzahl der Gäste Ihrer Veranstaltung. Als Grundrichtung empfehlen wir 1 Check-In Gerät je 100-150 Gäste, abhängig von der Frequenz.  Kommen Ihre Gäste gebündelt in einem sehr kurzen Zeitfenster oder erstreckt sich die Akkreditierung über einen längeren Zeitraum? 

Unterstützte Endgeräte: iPhone 5s aufwärts, iPad 4 aufwärts, iPad mini 3 aufwärts

Unterstützte Betriebssystemversionen: ab iOS 9.0 aufwärts  

-  WLAN-Netzwerk

Die Akkreditierung Ihrer Gäste kann online, aber auch offline erfolgen. Doch Sie benötigen mindestens beim Log-In und Download Ihrer Veranstaltung eine Internetverbindung. Soll eine Synchronisation aller Check-Ins zwischen den einzelnen, genutzten Geräten erfolgen, so ist die Nutzung einer Drahtlosnetzwerkverbindung während der kompletten Akkreditierungs-Zeit empfohlen.

Fall es an dem Standort Ihres Check-Ins kein öffentliches WLAN-Netzwerk gibt, so empfehlen wir den Einsatz eines Hotspots mit mobilem Datenvolumen.

Tipp:

Sollten Sie einen Hotspot benutzen, achten Sie darauf, dass Ihre Geräte mit keinem anderen Netzwerk gekoppelt sind. Signalstärken können die Netzwerkauswahl des Gerätes beeinflussen. Möchten Sie sicherstellen, dass das Gerät sich immer automatisch mit dem gewünschten Netzwerk verbindet, so aktivieren Sie die Funktion "automatisch verbinden".  

- optional: Drucker

Wünschen Sie den Druck von Namensschildern (Klebeetiketten) beim Check-In, so benötigen Sie Drucker, welche für den Druck mit Ihren iOS-Geräten verbunden werden. Wir empfehlen Ihnen für jeweils 1 Check-In Gerät einen Drucker zu verwenden, um Druckverzögerungen bzw. Fehler bei gleichzeitigem Druck zu vermeiden  Aktuell werden die Drucker "Brother P-Touch QL 710 W", "Brother P-Touch QL 720 NW", Brother QL-810W sowie Brother QL-820NWBfür die Druckfunktion unterstützt. Bitte bedenken Sie, dass es sich dabei um Thermodrucker handelt, weshalb nur Papieretiketten, aber kein Stoff bedruckt werden kann. 

Eine Liste aller unterstützten Etikettensorten finden Sie hier.

Damit der von Ihnen genutzte Drucker zum Drucken von Namensschildern genutzt werden kann, sollte er als erstes erfolgreich mit dem von Ihnen genutzten WLAN-Netzwerk beziehungsweise Hotspot verbunden werden. Sobald der Drucker eine Verbindung mit dem Drahtlosnetzwerk hergestellt hat, wird dies mithilfe einer grünen Lampe angezeigt.

Weitere Informationen zu den Druckern wie Treiber sowie Handbücher und Tools zum Einrichten des WLANs können Sie auch im Support von Brother finden. 

Eine ausführliche Anleitung zur Konfiguration der Drucker können Sie hier nachlesen. 

Verbindung zwischen Drucker und Check-In Gerät herstellen: 

Sie können iPads und Drucker direkt innerhalb Ihrer MATE Gästeliste App verbinden. Dies erfolgt nach dem Check-In in der App, noch bevor Sie eine spezielle Veranstaltung ausgewählt haben. 

Wählen Sie dafür das Drucker-Symbol im rechten oberen Bildschirmbereich.

Es öffnet sich nun eine Liste aller verfügbaren Drucker. Klicken Sie auf das richtige Gerät und stellen somit die Verbindung zwischen Check-In Gerät und Drucker her. Die erfolgreiche Verbindung wird Ihnen mithilfe eines Häkchens angezeigt.

3. Haben Sie noch Fragen?

Für alle weiteren Informationen zur Anwendung unserer Software sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen konsultieren Sie bitte unsere Support Webseite unter https://support.mateforevents.com.

Sollten sich individuelle Fragen ergeben, so zögern Sie nicht, auch unser MATE Support Team zu kontaktieren. Sie erreichen uns unter 

support@mateforevents.com