Sweap Set Up für Admins
Account einrichten
Leitfaden für Administratoren zum Einrichten deines Accounts
Allgemeine Account-Einstellungen
AI Feature aktivieren
Veranstaltungs-Tag anlegen und nutzen
Anlegen von Account übergreifenden Gast Feldern
Hinzufügen von Löschregeln um Teilnehmerdaten automatisiert zu löschen
Vorlagen einrichten
Benutzerrechte und Rollen
Berechtigungssets - Die Standard Benutzerrollen in Sweap
Zugriffsrechte und Konfiguration der Standard Berechtigungssets
Nutzerrechte und deren Funktionen in Sweap
Anlegen eines neuen Benutzers
Eigene Benutzerrollen anlegen und die Rechte-Vergabe
Die Sichtbarkeitsgruppen
Event-Ticketing - E-Payment mit Sweap
Event-Ticketing mit Sweap
Stripe Integration für Event-Ticketing
PAYONE Integration für Event-Ticketing
API und Publishing Funktionen
Implementierung der Veranstaltungsübersichtsseite (VAÜ) für das Publishing Package
Implementierung der Veranstaltungsübersichtsseite in den IHK24
Veranstaltungen mittels IHK24 Schnittstelle veröffentlichen
FAQ zur IHK24 Schnittstelle - Veranstaltungen veröffentlichen
Nutze unsere Zapier Integration mit Sweap
Import von Verteilern mit EVA Versand
Import von Verteilern aus EVA Stammdaten (Gruppen/Gremien)
Sweap App und Geräte für den Check-in
Domain und E-Mail-Absenderadressen einrichten
Start mit Sweap - die Grundlagen
Navigation und Dashboard
Grundaufbau der Sweap Übersichtsseite
Das Aktionsfeld und seine wichtigsten Aktionen
Die Kalenderansicht der Veranstaltungen
Das Dashboard zur Veranstaltung
Grundfunktionen
Event-Formate in Sweap
Einzel-Event in Sweap erstellen
Event Creation Prozess - Smarte Unterstützung von Sweap
Was sind Event-Serien?
Zeitzonen in Sweap nutzen
Veranstaltung duplizieren und als Vorlage nutzen
Die Vorschau beim Erstellen von E-Mails und Webseiten
Verwendung der richtigen Bildgrößen
Texte mit dem HTML Editor erstellen
AI Feature in der Nutzung im HTML Editor
Platzhalter in Sweap verwenden
Dynamische Inhalte mit Liquid erstellen
Überschriften und Texte mit HTML individuell anpassen
Sprecher und Partner - wiederverwendbare Komponenten
Verknüpfung von E-Mails und Webseiten
Impressumspflicht und Datenschutzerklärung
Support und Datenschutz bei Sweap
Daten-Tracking bei Sweap
Datenschutz und DSGVO bei Sweap
Fragen zu Sicherheit & Datenschutz
Sweap AI - Fragen zu Sicherheit & Datenschutz
Erhöhung der Sicherheit - Einführung von Keycloak
Begrenzungen von Sitzungen - Session-Limitierung
Sende dein Feedback zu Sweap
Persönliche Einstellungen
Eigene Benutzereinstellungen hinterlegen und anpassen
Zoom für Virtual Events verknüpfen
Sweap auf Englisch nutzen
Multi-Faktor-Authentifizierung mit Sweap
Such- und Filtermöglichkeiten
Die Suchfunktion in Sweap
Die Filterfunktion in Sweap
Letzte Änderung und letzte Rückmeldung von Gästen
Best Practice, Webinare und Updates
Kontakte und Gäste anlegen und verwalten
Gäste anlegen, importieren und exportieren
Manuelle Anlage von Gästen
Importieren von Gastdatensätzen via Excel
Gastdaten bearbeiten
Die Gästeliste exportieren
Kontakte anlegen und verwalten
Kontakte für meine Events verwenden
Kontakte - Tags und Listen manuell erstellen
Kontakte in Sweap erstellen
Begleitpersonen erfassen
Gastfelder- und Segmentierung verwalten
Standardfelder in Sweap
Standardfelder und veranstaltungsbezogene Informationen in der Gästeliste
Gast-Felder anlegen und bearbeiten
Segmentieren von Gästen durch Kategorien
Post-Einladung und QR-Code
E-Mails erstellen und versenden
Anrede individualisieren
Gastanrede konfigurieren
Anrederegeln mithilfe des Anrede-Assistenten erstellen
Die eigene Briefanrede in der Anrede nutzen
E-Mail Builder
Die E-Mail Typen und ihr Einsatz
E-Mail Vorlagen
Die E-Mail Vorlage LA LUNA
E-Mail Builder: E-Mails erstellen
E-Mails konfigurieren - Einladung erstellen
Links und Upload Bereich in deinen E-Mails
Schneller E-Mails erstellen durch Duplizieren
Links für virtuelle Veranstaltungen in E-Mails einfügen
Stockfotos in E-Mails einfügen
Eine Test E-Mail versenden
Schriftarten in E-Mails
Troubleshooting bei E-Mails
Opt-In und Bounces
Spamwahrscheinlichkeit von E-Mails verringern
Bilder in meiner E-Mail korrekt darstellen
Zustellmeldung und Bounces im E-Mail Log
Grundlagen für die erfolgreiche Zustellung von E-Mails
Das Tracking der E-Mail Öffnungsrate
Bounce Status "mailjet: preblocked" - blockierte E-Mail Adressen
E-Mails versenden
Registrierungsseiten & Virtual Event Plattformen
Registrierungsseite - Die Basics
Registrierungsseite - Webseiten Builder nutzen
Einstellungen um die Registrierungsseite zu schließen
Begrenzung der Registrierungen deiner Veranstaltungen
Einstellungen zu den Registrierungsmöglichkeiten im Webseiten Builder
Webseiten Builder in Sweap nutzen - Tutorial
Registrierungsseite - Webseiten Wizard nutzen
Standard Vorlagen für Webseiten
Inhalte und Module einer Registrierungsseite
Texte, Farben und Design für die Registrierungseite
Einstellungen um die Registrierungsseite zu schließen - Webseiten Wizard
Einstellungen zu den Registrierungsmöglichkeiten im Webseiten Wizard
Eigene Schriftarten auf deinen Veranstaltungsseiten
Webseiten anpassen mit CSS und Java Script
Header und Footer einer Webseite
Veröffentlichen von Veranstaltungen
Schriftarten in Webseiten
Registrierungsformular
Registrierungsformular konfigurieren
Registrierungsformular um Checkbox mit URL ergänzen
Formularfelder ein- und ausblenden
Erfassen von Begleitpersonen auf dem Registrierungsformular
Event-Ticketing
Virtual Event Plattform
Integrationen der Virtual Event Plattform
Veranstaltung überwachen und durchführen
- Alle Kategorien
-
- Intern_Datenschutzfragen beantwortet
Intern_Datenschutzfragen beantwortet
Updated von Julia Walther
Über welche Funktionen und Module verfügt die Software?
MATE ist eine webbasierte SaaS- bzw. Cloud-Lösung, um das betriebsinternes Veranstaltungs- und Gästemanagement zu digitalisieren. Ziel ist es, das Gästemanagement für eigene Veranstaltungen einfacher und übersichtlicher zu gestalten und organisieren zu können.
Die Funktionen umfassen u.a. das Verteilermanagement mit Schnittstelle zu EVA, die Kundenkommunikation mit E-Mail Bounce Handling und detaillierten Log, die Anmeldung und Registrierung mit individuellen Anmeldeformularen und zahlreichen Modulen für Informationen, die Integration eigener Domains und E-Mail-Versandadressen, Check-In-iOS-App und Bagde-Druckfunktion sowie Veranstaltungsübergreifendes Reporting für Veranstaltungen.
Server Standort und Subunternehmer
Siehe auch Annex 3 Subunternehmer bzw. Unterauftragnehmer der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)
Hosting
IBM Deutschland GmbH (Platform-as-a-Service Provider / Hosting) IBM-Allee 1 71139 Ehningen Postanschrift: 71137 Ehningen, Deutschland Standorte Rechenzentrum: Frankfurt (Deutschland)
Hosting
Hetzner Online GmbH (DNS und Domainhosting): Dienstanbieter im Sinne von § 5 TMG: Industriestr. 25 91710 Gunzenhausen, Deutschland Standorte Rechenzentrum: Nürnberg, Falkenstein (Deutschland)
Cloud-Lösung
Mailjet GmbH (E-Mail Serviceprovider): Mailjet - Datenbewahrung: OVH, französische vereinfachte Aktiengesellschaft (SAS) Lille Metropole 424 761 419 00045 2 rue Kellermann 59100 Roubaix - Frankreich. Mailjet - Endpunkte (SMTP in für den deutschen Markt): Hetzner - Diensteanbieter im Sinne von § 5 TMG (Telemediengesetz): Hetzner Online GmbH Industriestr. 25 91710 Gunzenhausen, Deutschland
Cookies
Siehe auch Annex 1: Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)
Teilnehmerdaten / Gästen / Endanwender auf den Registrierungsseiten
Beim Aufruf der Standard-Registrierungsseite durch einen Gast werden keine Cookies verwendet und es werden auch keine Daten für weitere Zwecke (z.B. Marketing) getrackt. Auf den Webseiten verwendet MATE kein Google Analytics oder ähnliche Webtracker.Jedoch können durch den MATE CMS Nutzer eigene Webtracker, in der Regel via JavaScript, eingebunden werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit Google Maps oder andere Drittdienste (z.B. YouTube, durch die Einbettung eines Videos) freiwillig einzubinden. Für die Nutzung dieser Dienste muss eine IP-Adresse übermittelt werden. Was mit dieser IP-Adresse geschieht, liegt dann wiederum in der Verantwortung des Drittdienstleisters (Google, YouTube etc.). Auch werden beispielsweise bei der Einbindung von YouTube Videos Tracking Cookies durch den Dienst genutzt.
Bei Nutzern / Ihren Mitarbeitern (MATE CMS / MATE Gästeliste App)
„tracken” wir mit Google Analytics, Fehlerreporting und Support Tools anonymisiert das Nutzungsverhalten um Ihnen eine optimale Softwareerfahrung zu bieten und diese kontinuierlich weiter zu verbessern. Dies betrifft lediglich die MATE Nutzer des MATE Systems, die sich in unsere Software einloggen. Dazu werden neben Session Cookies zur technischen Funktionalität der Seite auch Tracking Cookies verwendet.
Zertifikate
IBM Cloud: https://www.ibm.com/de-de/cloud/compliance
Mailjet: https://www.mailjet.de/sicherheit-datenschutz/
Hetzner: https://www.hetzner.de/unternehmen/downloads/
Weiteres: https://mateforevents.sharepoint.com/:w:/s/sales-intern/ER0PaplNXg9CkChV-93iZlsBA9knjbwcNN-e-r9zG_67nA?e=PlhTQI
Sonstige Datenschutzfragen
Über welche Exportfunktionen/Schnittstellen verfügt die Software?
Import aus | Export in |
Xlsx, EVA Service Schicht | Xlsx, EVA Service Schicht |
Wie werden diese Export-Funktionen gegen Missbrauch geschützt?
EVA Service Schicht: Ein Benutzer Login in MATE sowie in EVA ist notwendig. Der EVA Login muss bei jedem Im- oder Export erneut wiederholt werden. Es werden hierzu keine Daten gespeichert. Für den MATE Excel Export ist der Login des Nutzers in MATE notwendig.
Erfolgt eine Protokollierung?
Ja, Ereignisse durch den Nutzer werden für MATE interne Zwecke, zum Beispiel zur Fehlerbehebung und Nachverfolgung protokolliert.
Geführte Protokolle von Nutzern
- Name des Nutzers (anhand des Benutzernames)
- IP Adresse
- Identifikationsnummer (Nur MATE intern)
Können sicherheitsrelevante Ereignisse ausgewertet werden?
Ja durch die MATE IT
Wie erfolgt Protokollierung und was wird protokolliert?
- Schnittstellen-/Export-Protokollierung - JA
- Protokollierung u. a. folgender Ereignisse
- Änderung von Benutzerrechten - NEIN
- Erfolgreiche/gescheiterte An- und Abmeldeversuche - JA
- Erfolgreiche/gescheiterte Datei- und Objektzugriffe (Protokollierung des Lesens/der Einsichtnahme) - JA
- Gescheiterte Nutzung von Benutzerrechten - JA
- Eingabe, Änderungen und Übermittlungen von Daten - NEIN
- Löschung von Daten‘ - JA
- Inhalte der Protokollierung
- Datum und Uhrzeit; JA
- Benutzeridentität; JA
- durchgeführte Aktivität; JA
Erfolgt eine Verschlüsselung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Verarbeitung durch die Software?
ja, verschlüsselte Speicherung der Daten
ja, verschlüsselte Übermittlung bzw. Übergabe in andere Systeme
Wie findet die Authentifizierung des Users bei Anmeldung am IT System statt?
- Komplexe Passworte - JA
- Konfigurierbare Passwortkonventionen nach dem aktuellen Stand der Technik (inkl. beispielsweise Komplexität, Passworthistorie, regelmäßige Wechselroutinen) - NEIN
- Single Sign On - NEIN auf Anfrage Enterprise mit Entwicklungsaufwand?
- 2-Faktor-Authentfizierung (z. B. Passwort + Token) - NEIN
- Dediziertes Berechtigungskonzept - JA
- Datensatz-/Datenfeld-Ebene - NEIN
- Transaktionen (z. B. Lese-, Schreib-, Änderungs-, Löschrechte) - JA
- Export-/Download-Rechte - JA
- Differenzierung der Administratorenrechte - JA
- Zugriff auf Protokolle - NEIN
- Unterbindung bzw. Restriktion der Exportmöglichkeiten (Drucken, Versand, Download etc.) - JA
Stand: Juli 2020