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E-Mail-Versand an bestimmte Gastsegmente

Julia Walther Updated von Julia Walther

Du kannst deine Gäste gezielt mit Informationen versorgen. Häufig ergibt es dabei Sinn deine Gäste in Segmente / Gruppen aufzuteilen. Gast-Segmente können z.B. Gäste sein, die derselben Kategorie zugehörig sind oder sich im selben Status (Rückmeldestatus) befinden.

In diesem Artikel erklären wir, wie du an eine gefilterte Gastgruppe E-Mails versenden kannst.

In der Gästeliste hast du die Möglichkeit deine Gäste nach verschiedensten Kriterien zu filtern und zu sortieren. Über das Filtern und / oder Sortieren kannst du dir Gastgruppierungen anzeigen lassen, um diese über unterschiedliche E-Mails mit den passenden weiterführenden Informationen zu versorgen.

Wenn du dein gewünschtes Gastsegment gefiltert hast, kannst du die Gäste über die Checkbox auf der linken Seite markieren - du kannst die Gäste einzeln markieren, falls es noch weitere manuelle Abweichungen gibt, die du berücksichtigen möchtest oder alle Gäste auf einmal mit der übergeordneten Checkbox markieren. Nach dem Markieren, kannst du über den Aktionen Button den E-Mail Versand-Assistent nutzen, um deine E-Mail zu versenden.

Anhand einiger Beispiele zeigen wir dir, welche Segmentierungen hilfreich sein können, um gezielte Kommunikation auszulösen.

Gäste filtern, für die eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist

Es kann vorkommen, dass du unvollständige Gastdatensätze in deiner Gästeliste hast. So kann es auch sein, dass dir E-Mail-Adressen fehlen / unbekannt sind.

Falls dir eine Gästeliste mit unvollständigen Datensätzen vorliegt, ist es hilfreich zunächst alle Gäste zu filtern, für die eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Der Versand einer E-Mail kann dann an alle gefilterten Gäste erfolgen, ohne dass du eine Warnmitteilung erhältst, dass dir E-Mail-Adressen fehlen.

Um die Gäste zu filtern, für die eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, nutze das Feld "E-Mail" in der Gästeliste.

Für dieses Feld gibt es keine vorgefertigten Filter, du kannst hier jedoch auf unsere erweiterten Filterfunktionen zurückgreifen.

Um alle Datensätze herauszufiltern, die befüllt sind, kannst du das Ausrufezeichen (!) als Filter setzen. Das Ausrufezeichen steht als Filter für die Funktion "ungleich". Trägst du als Filter das Ausrufezeichen bedeutet dies "Ungleich leer" und somit werden die Datensätze herausgefiltert, bei denen das Feld E-Mail leer ist.

Umgekehrt kannst du auch alle Datensätze herausfiltern, die unbefüllt / leer sind. Dafür kannst du das Gleichheitszeichen (=) nutzen.

Gäste nach Kategorien filtern

Gästeliste - Gäste nach Kategorien filtern

Hast du deine Gäste mittels Kategorien segmentiert, kannst du über die Kategorien filtern. Dir werden dann alle von dir angelegten Kategorien als Filter angezeigt, sodass du dir jede Gruppierung anzeigen lassen kannst. Du kannst dir beim Filtern nach Kategorien auch eine Kombination aus mehreren Kategorien anzeigen lassen

Gäste nach Rückmeldestatus filtern

Möchtest du wissen, welche Gäste zum Beispiel noch keine Rückmeldung gegeben haben? Dann nutze die Filterfunktion im Feld "Rückmeldestatus", um dir damit die Gäste anzeigen zu lassen, die im Status "Ohne Rückmeldung" liegen.

Über diese Funktion kannst du sehr simpel dein Gastsegment herausfiltern, dem du eine Einladungserinnerung zukommen lassen kannst.

Filtern nach Rückmeldestatus

Gäste filtern, die an der Veranstaltung teilgenommen haben

Möchtest du alle Gäste kontaktieren, die an der Veranstaltung teilgenommen haben, kannst du zum einen über den Anwesenheitsstatus filtern. Zum anderen kannst du auch über die Spalte "Check-ins" filtern.

Die Spalte Check-ins verfügt über keine vorgefertigten Filter. Um hierüber alle Gäste zu filtern, die anwesend sind oder waren, kannst du mittels "größer als 0" Funktion arbeiten. Trage dazu in die Kopfzeile ">0" ein - somit werden dir alle Gäste angezeigt, für die ein Wert vorliegt, der größer als 0 ist.

Checkins größer als 0 filtern

Du kannst in dieser Spalte natürlich auch nach einer Zahl, wie z.B. "1" filtern - beachte jedoch, dass du damit die Gäste übersehen würdest, die gegebenenfalls einen größeren Wert als Check-in haben.

Kombination mehrerer Filter

Filter lassen sich kombinieren. Es kann durchaus nützlich sein, mehrere Filter gleichzeitig anzuwenden, um das gewünschte Gastsegment weiter eingrenzen zu können.

Mehrfachfilter in der Gästeliste

In diesem Beispiel haben wir nach dem Anwesenheitsstatus und der Kategorie gefiltert. Dabei wurde mehr als eine Kategorie berücksichtigt. Zusätzlich ist die Liste nach den Kategorien sortiert, damit es übersichtlicher wird.

Weitere hilfreich Infos zum Filtern in Sweap findest du hier:

Die Filterfunktion in Sweap

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