Der Check-In von Begleitpersonen

In MATE haben Sie die Möglichkeit, jedem Hauptgast individuell Begleitpersonen zuzuordnen und jeder Begleitperson einen eigenen Datensatz mit Informationen (beispielsweise dem Vor-und Nachnamen sowie der E-Mail-Adresse) zuzuordnen. Somit erhält jede namentlich registrierte und angelegte Begleitperson auch einen eigenen Eintrag im CMS und kann ebenfalls manuell und unabhängig vom Hauptgast gesucht werden. Weitere Informationen zum Anlegen von Begleitpersonen finden Sie in diesem Artikel.

Da uns allerdings immer wieder Fragen zum Check-In von namentlich registrierten Begleitungen erreichen, möchten wir genauer darauf eingehen.

Bekommen Begleitungen automatisch ein eigenes eTicket (QR-Code Ticket) zugeschickt?

Nein, Begleitpersonen bekommen kein eTicket automatisch zugeschickt, da MATE keine Einverständniserklärung von diesen Personen vorliegt und dementsprechend Begleitungen nicht einfach kontaktiert werden dürfen. 

Check-In von Begleitpersonen, die zusammen mit dem Hauptgast erscheinen

So funktioniert der Check-In, wenn der Hauptgast zusammen mit seinen Begleitungen zur Akkreditierung erscheint:

Der einfachste Weg, einen Hauptgast sowie seine Begleitungen einzuchecken, erfolgt mithilfe des Scans des QR-Code Tickets des Hauptgastes. Nach erfolgreichem Scan (alternativ kann der Hauptgast auch im Suchfeld in der App gesucht werden) erscheint die Hauptmaske des eingescannten Hauptgastes. Innerhalb dieser Maske werden auch seine registrierten Begleitungen namentlich aufgezeigt. 

Klickt man das erste Mal auf den Check-In Button, checkt das System immer zuerst automatisch den geöffneten Hauptgast ein.

Drückt man den Check-In Button erneut, öffnet sich ein Pop-Up Fenster, um abzufragen, welche Begleitperson eingecheckt werden soll (nur relevant wenn auf einen Hauptgast mehrere Begleitungen registriert sind).

 

Jetzt kann die Begleitung, welche eingecheckt werden soll, ausgewählt und eingecheckt werden. 

Alternativ kann man auch innerhalb der Maske eines Hauptgastes den Namen der einzucheckenden Begleitung anklicken und somit den Check-In Prozess dieser Person anstoßen.

HINWEIS: Sobald eine Begleitperson eingecheckt wurde, erscheint im System in der Hauptmaske des Gastes ein Häkchen hinter dem Namen der eingecheckten Person.

Check-In von Begleitpersonen, welche unabhängig vom Hauptgast erscheinen

Es kann vorkommen, dass eine namentlich registrierte Begleitung unabhängig vom Hauptgast eingecheckt werden möchte. Auch dies ist mit MATE und der MATE App möglich. Da Begleitpersonen kein QR-Code Ticket zugeschickt bekommen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass eine Begleitung ohne Ticket erscheint. Dementsprechend kann der QR-Code Scanner hier nicht genutzt werden und die Begleitperson sollte man für den Check-In manuell über das Suchfeld suchen um die "Maske" der Begleitung zu öffnen.

Nun kann die Begleitperson wieder mithilfe des Check-In Buttons, eingecheckt werden. 

Sollen während des Check-In Prozesses Namensschilder gedruckt werden und haben Sie innerhalb der Druckerkonfiguration eingestellt, dass Namensetiketten automatisch beim Check-In gedruckt werden sollen, so wird nach dem Check-In auch das Namensschild der Begleitung automatisch gedruckt. 

Weitere Informationen zur MATE App und zur Gästeakkreditierung können Sie in diesem Artikel nachlesen.


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