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Virtuelle Veranstaltungen organisieren

Ingo Updated von Ingo

Unter Veranstaltungen verstehen viele von uns immer noch den klassischen Messe Besuch, ein Konzert mit Sitzplatz oder einen Vortrag mit anschließenden Häppchen. Allerdings muss man für viele Veranstaltungen auch nicht körperlich anwesend sein. Immer häufiger werden Veranstaltungen auch virtuell abgehalten, zum Beispiel als Webinar oder als Live-Stream. 

MATE bietet Ihnen die Möglichkeit, solche virtuellen Veranstaltungen einfach in Ihr Gästemanagement einbinden zu können, um diese Events - genauso wie Ihre Vor-Ort-Veranstaltungen - effizient und erfolgreich durchzuführen!

Um ein Webinar, einen Stream oder ein virtuelles Meeting einbinden zu können benötigen Sie einen öffentlichen Link. Welche Tools Sie dafür nutzen können und wie Sie diese am besten nutzen, erfahren Sie in unserem Guide "Das Veranstaltungsformat der Zukunft".

Wie organisiere ich diese Events mit Hilfe von MATE?

Jedes der oben genannten Tools nutzt automatisch generierte Meeting-URLs und/oder Meeting-IDs. Diese URLs und IDs sind die "Schlüssel" um an den Veranstaltungen teilnehmen zu können.

Mit MATE können Sie diese "Schlüssel" schnell & unkompliziert in die Bestätigungs- / Ticket-E-Mails einbetten und stellen damit sicher, das alle potentiellen Teilnehmer, die identischen, relevanten Informationen erhalten. 

Im E-Mail Generator gibt es nun mehrere Möglichkeiten, diesen Link in Ihre Bestätigungs- / Ticket-E-Mails einzubauen. Diese stellen wir Ihnen im folgenden vor.

Bitte beachten Sie, dass es in diesem Fall sinnvoll ist, QR-Code und angehängte PDF-Tickets sowie Wallet zu deaktivieren, da diese ausschließlich für Live-Veranstaltungen sinnvoll sind.
Möglichkeit A: Modul Virtuelle Veranstaltungen

Der einfachste Weg einen Button, der auf Ihr Webinar / Stream etc. verweist in Ihre E-Mail Bestätigung einzubauen ist indem Sie eine E-Mail Bestätigung anlegen oder eine bestehende auswählen. In den vier Standard-Vorlagen finden Sie nun oben Rechts das Modul "Virtuelle Veranstaltung". Hier können Sie den Link, den Sie aus den Tools erhalten einfügen und je nach belieben die Beschriftung des Buttons anpassen.

Möglichkeit B: Call-to-Action Button

Alternativ zum Modul "Virtuelle Veranstaltungen" können Sie auch den bisher bekannten Call-to-Action Button im Untermenü "Buttons und weitere Elemente" verwenden. Hier können Sie die Meeting-URL einbetten, um diese Informationen automatisch allen Teilnehmern per Bestätigung/Ticket zukommen zu lassen.

Sie können natürlich auch in allen Feldern, in denen Sie Links einbinden können (zum Beispiel durch den Rich Text Editor - siehe untenstehende Grafik) den Veranstaltungs-Link im Fließtext einbinden. Zum Beispiel in der LA LUNA Vorlage im Untermenü "Logos, Texte & Bilder".

Unter Punkt "Logos, Texte & Bilder" im E-Mail Generator nutzen Sie dafür den Bereich "Fließtext (ohne generierte Anrede)"

Wie im Screenshot beschrieben, können Sie hier einen Freitext einfügen, diesen markieren und über die Hyperlink-Funktion den betreffenden Link einbetten.

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