Erste Schritte
Für Administratoren
Leitfaden für Administratoren zum Einrichten Ihres MATE Accounts
Allgemeine Account-Einstellungen
Benutzer anlegen und ändern
Eigene Benutzerrollen anlegen
Die Sichtbarkeitsgruppen
App Branding & App Einstellungen
Die Veranstaltungs-Tags
Die Veranstaltungs-Übersichtsseite (VAÜ)
Für den Anwender
Quickstart - Erstellen Sie Schritt für Schritt Ihre MATE Complete-Veranstaltung
Die Kalenderansicht Ihrer Veranstaltungen
Eigene Benutzereinstellungen
Veranstaltungsstatus & Event Phasen
Die Veranstaltungs-Übersicht
Das Aktionsfeld
Die Vorschau beim Erstellen von E-Mails oder Webseiten
Verwendung der richtigen Bildgrößen
Die Suchfunktion
Die Filterfunktion
E-Mail und Domain Setup
Eine neue E-Mail-Adresse als Absender im Account anlegen
Die Einrichtung einer neuen Webseiten Domain
E-Mail-Adressen verwalten
Anlegen von mehreren Absender E-Mail-Adressen und Webseiten Domains
Servicezeiten, Datenschutz und IT Sicherheit
Impressumspflicht und Datenschutz-Erklärung
Servicezeiten und Service-Level Agreements (SLA) der MATE Development GmbH
Datenschutz und DSGVO
Hardware
Verwendung von MATE
Veranstaltung und Gäste anlegen
Eine neue Veranstaltung erstellen
Attribute anlegen und bearbeiten
Vorgegebene Attribut-Werte
Gäste manuell anlegen
Der Excel-Gastimport
Gäste-Kategorien erstellen (Segmentierung)
Kommunikation
Links für virtuelle Meetings in E-Mails einfügen (Modul: Virtuelle Veranstaltung)
Die E-Mail Typen
Die E-Mail-Vorlage LA LUNA
Die E-Mail Vorlagen
Einladung erstellen mit der Vorlage Modern
Die Gastanrede
Das Wallet-/Passbook Ticket
Der Anrede-Assistent
Die Eigene Briefanrede in der Anrede nutzen
Das E-Mail Log
Grundlagen für die erfolgreiche Zustellung von E-Mails
Eine Test E-Mail versenden
Die Attribute der Gästeliste
Registrierungsseite und Event Reception
Die Vorlagen für Ihre Webseiten
Die Registrierungs-Einstellungen
Das Registrierungsformular
Ein- und Ausblenden von Formularfeldern
Begleitpersonen erfassen
Farben und Design
Inhalte und Module
Der Footer
Die Event Reception - das Feature für virtuelle und hypride Veranstaltungen
MATE mit Zoom verknüpfen/trennen
Einladen und Veranstaltung steuern
Der Einladungs- und Ticketcode
E-Mails versenden (Versand-Assistent)
Das Dashboard zur Veranstaltung
Verschieben/Absagen von Veranstaltungen
Der Rückmeldestatus Ihrer Gäste
Die Kennzahlen Ihrer Veranstaltung auswerten und exportieren
Gastinformationen bearbeiten und den Status manuell ändern
Begleitpersonen mit dem Gast anlegen und ändern
Individuelle Begrenzung von Begleitpersonen
Filtern nach Datum von Zu- und Absagen
Das Tracking der E-Mail Öffnungsrate
E-Mail-Versand an ein bestimmtes Kundensegment
Der Gast Check-Out
Check-In per Batchfunktion (Mehrfachauswahl)
Die Gastquelle: Ein Erfolgsindikator für Ihre Kommunikation
Vor Ort / Die Check-In App
Die MATE-App
Der Check-In von Begleitpersonen
Die Druckfunktion
Die Inbetriebnahme eines Druckersetups
Hilfestellung vor Ort
Lösungsansätze zur Fehlerbehebung bei dem Check-In vor Ort
Tipps & Tricks
Die Verwendung von Platzhaltern außerhalb des HTML Editors
CSS & Java Scripts für die Webseitenanpassung
Tipps um die Spamwahrscheinlichkeit meiner E-Mails zu verringern
Bilder in meiner E-Mail richtig anzeigen lassen
YouTube Livestreams
Der HTML-Editor (Fließtext)
Überschriften und Texte mit HTML individuell anpassen
Veranstaltung duplizieren und als Vorlage nutzen
E-Mail duplizieren und Zeit sparen
Stockfotos in E-Mails einfügen
E-Mail Einladung für eine Veranstaltungsreihe anlegen
Best Practice: Anwesenheitsdokumentation mit MATE
Häufige Fragen
Allgemein
MATE 2.0 Roadmap
Wie kann ich Zu- und Absagen zeitlich filtern?
Wie kann ich eine Veranstaltung verschieben?
Wie kann ich eine Veranstaltung absagen?
Wie kann ich die Sprache für die Veranstaltung ändern?
Wie kann ich mich für den MATE Newsletter anmelden?
Wie kann ich MATE Feedback geben?
Welche Produkte (Lizenzen) kann ich erwerben?
Kommunikation und Versand
Wie lege ich eine neue E-Mail-Adresse als Absender in meinem Account an?
Wie kann ich mehrere Absender E-Mail-Adressen und Webseiten Domains innerhalb eines Accounts anlegen?
Warum kommen meine E-Mails nicht beim Kunden an?
Wie kann ich die Spamwahrscheinlichkeit meiner E-Mails verringern?
Wie kann ich sicherstellen, das die Bilder in meinen E-Mails richtig dargestellt werden?
Webseiten Konfiguration
Warum kann Ich meine Änderungen an der Webseite nicht speichern?
Wie können Formularfelder ein- und ausgeblendet werden (Checkbox, Dropdown, Radiobutton)?
Wie kann ich die Anzeige des Datums im Countdown (Webseite) bearbeiten?
Wie kann ich die Farbeinstellungen des Countdowns bearbeiten?
Wie richte ich eine neue Webseiten Domain ein?
MATE Setup und Check-In
Wie nehme ich ein Setup in Betrieb?
Welche Drucker kann ich beim Check-In verwenden?
Wie kann ich einen Check-In rückgängig machen?
Datenschutz und IT-Sicherheit
Warum muss ich mein Impressum und meine Datenschutzerklärung auf den E-Mails und Webseiten von MATE einbinden?
Wie wird bei MATE die DSGVO-Konformität sichergestellt?
Wie kann ich Informationen, automatisiert an die Gäste per E-Mail senden?
Trainings & Webinare
Inhaltsverzeichnis
- Alle Kategorien
- Verwendung von MATE
- Einladen und Veranstaltung steuern
- E-Mails versenden (Versand-Assistent)
E-Mails versenden (Versand-Assistent)
Updated
von Ingo
Sie können Ihre erstellten E-Mail Vorlagen direkt aus dem System an Ihre Gäste versenden.
Beachten Sie, dass es Ihnen nur möglich ist, bereits bestehende E-Mail Vorlagen zu verschicken.
E-Mails mithilfe des 'E-Mail Versand-Assistenten' verschicken
Gehen Sie zunächst in die Veranstaltung und wählen durch Setzen eines Häkchens den entsprechenden Gast aus, die eine E-Mail erhalten sollen. Die ausgewählten Gäste werden von MATE grün hinterlegt.
Wählen Sie nun im Aktionsfeld die Rubrik "E-Mail Versand-Assistent öffnen" aus.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen MATE automatisch anzeigt wie viele Gäste Sie für den E-Mail-Versand ausgewählt haben. Nun können Sie wählen, welche E-Mail an Ihre Gäste verschickt werden soll. Zusätzlich wird Ihnen der E-Mail Typ in Klammern, hinter dem Namen der E-Mail angezeigt.

Bevor die ausgewählte E-Mail verschickt wird, führt das System in mehreren Schritte eine automatische Fehlerüberprüfung durch und zeigt Ihnen mögliche Unregelmäßigkeiten auf.
Zunächst werden die hinterlegten E-Mail Adressen, der für den Versand ausgewählten Gäste kontrolliert. Das System erkennt fehlerhafte beziehungsweise nicht existente E-Mail Adressen automatisch und markiert diese rot.

Jetzt können Sie die korrekte Versandadresse hinterlegen. Sobald Sie eine fehlerfreie Adresse eingetragen haben, wird dies automatisch durch einen grünen Punkt angezeigt.

Sobald Sie E-Mails bearbeitet haben und später den Versand aktivieren, speichert das System automatisch die neuen Einträge zu den dazugehörigen Gästen.
Des Weiteren prüft das System weitere Unregelmäßigkeiten, wie Fehler im Zusammenhang mit dem Rückmeldestatus des Gastes und zeigt diese auf. Beispiel: Sie möchten eine Einladungs-E-Mail an einen Gast senden, welcher die Teilnahme an der Veranstaltung bereits bestätigt hat.
Sie werden darauf hingewiesen und Sie können sämtliche Korrekturen direkt im Assistenten vornehmen und im Einzelfall entscheiden, ob ein Versand durchgeführt werden soll oder nicht.

Zum Schluss sehen Sie eine Übersicht der geplanten Empfänger und können sich für jeden eine Vorschau anzeigen lassen. Des Weiteren haben Sie innerhalb dieses letzen Schrittes auch noch einmal die Möglichkeit, die Liste Ihrer Gäste nach Vor- oder Nachnamen filtern zu lassen oder Gäste aus der Versandliste zu löschen.

Sind Sie mit der Verteilerliste zufrieden, können Sie die E-Mails versenden.
Übersicht Fehlerüberprüfung beim E- Mail Versand
Wie bereits erwähnt, führt das System beim Versand von E-Mails eine automatische Fehlerüberprüfung durch und zeigt Ihnen dazu Hinweise vor dem Verschicken Ihrer E-Mails an. Folgende Dinge werden von MATE überprüft:
- Wenn Sie Ihrem Gast eine Einladung zu einer Veranstaltung zuschicken möchten, dieser bereits zu- oder abgesagt hat oder bereits eine Einladungsemail erhalten hat jedoch noch nicht drauf reagiert hat.
- Wenn eine Einladung mit Link zu einer Registrierungsseite verschickt werden soll, doch diese Webseite noch nicht angelegt wurde. Auch weitere Konfigurationsschritte werden überprüft und Sie werden informiert, falls es Lücken geben sollte. Ein Beispiel ist die automatische Bestätigung für Ihre Gäste. So bekommen Sie eine Warnung mitgeteilt, falls noch keine E-Mail als automatische Bestätigung festgelegt wurde.
- Ob korrekte E-Mail-Adressen in den Gastinformationen hinterlegt sind beziehungsweise ob die Rückmeldung auf der Registrierungsseite bereits geschlossen wurde. Haben Sie vor, eine Bestätigungserinnerung zu verschicken, jedoch vergessen Ihren Gästen vorab eine Bestätigung zuzusenden, so würde Ihnen das System auch dies anzeigen.