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E-Mails versenden (Versand-Assistent)

Ingo Updated von Ingo

Sie können Ihre erstellten E-Mail Vorlagen direkt aus dem System an Ihre Gäste versenden. 

Beachten Sie, dass es Ihnen nur möglich ist, bereits bestehende E-Mail Vorlagen zu verschicken.

E-Mails mithilfe des 'E-Mail Versand-Assistenten' verschicken

Gehen Sie zunächst in die Veranstaltung und wählen durch Setzen eines Häkchens den entsprechenden Gast aus, die eine E-Mail erhalten sollen. Die ausgewählten Gäste werden von MATE grün hinterlegt.

Wählen Sie nun im Aktionsfeld die Rubrik "E-Mail Versand-Assistent öffnen" aus.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen MATE automatisch anzeigt wie viele Gäste Sie für den E-Mail-Versand ausgewählt haben. Nun können Sie wählen, welche E-Mail an Ihre Gäste verschickt werden soll. Zusätzlich wird Ihnen der E-Mail Typ in Klammern, hinter dem Namen der E-Mail angezeigt.

Bevor die ausgewählte E-Mail verschickt wird, führt das System in mehreren Schritte eine automatische Fehlerüberprüfung durch und zeigt Ihnen mögliche Unregelmäßigkeiten auf. 

Zunächst werden die hinterlegten E-Mail Adressen, der für den Versand ausgewählten Gäste kontrolliert. Das System erkennt fehlerhafte beziehungsweise nicht existente E-Mail Adressen automatisch und markiert diese rot. 

Jetzt können Sie die korrekte Versandadresse hinterlegen. Sobald Sie eine fehlerfreie Adresse eingetragen haben, wird dies automatisch durch einen grünen Punkt angezeigt.

Sobald Sie E-Mails bearbeitet haben und später den Versand aktivieren, speichert das System automatisch die neuen Einträge zu den dazugehörigen Gästen.

Des Weiteren prüft das System weitere Unregelmäßigkeiten, wie Fehler im Zusammenhang mit dem Rückmeldestatus des Gastes und zeigt diese auf. Beispiel: Sie möchten eine Einladungs-E-Mail an einen Gast senden, welcher die Teilnahme an der Veranstaltung bereits bestätigt hat.

Sie werden darauf hingewiesen und Sie können sämtliche Korrekturen direkt im Assistenten vornehmen und im Einzelfall entscheiden, ob ein Versand durchgeführt werden soll oder nicht.  

Zum Schluss sehen Sie eine Übersicht der geplanten Empfänger und können sich für jeden eine Vorschau anzeigen lassen. Des Weiteren haben Sie innerhalb dieses letzen Schrittes auch noch einmal die Möglichkeit, die Liste Ihrer Gäste nach Vor- oder Nachnamen filtern zu lassen oder Gäste aus der Versandliste zu löschen.

Sind Sie mit der Verteilerliste zufrieden, können Sie die E-Mails versenden.

Übersicht Fehlerüberprüfung beim E- Mail Versand

Wie bereits erwähnt, führt das System beim Versand von E-Mails eine automatische Fehlerüberprüfung durch und zeigt Ihnen dazu Hinweise vor dem Verschicken Ihrer E-Mails an. Folgende Dinge werden von MATE überprüft:

  • Wenn Sie Ihrem Gast eine Einladung zu einer Veranstaltung zuschicken möchten, dieser bereits zu- oder abgesagt hat oder bereits eine Einladungsemail erhalten hat jedoch noch nicht drauf reagiert hat.
  • Wenn eine Einladung mit Link zu einer Registrierungsseite verschickt werden soll, doch diese Webseite noch nicht angelegt wurde. Auch weitere Konfigurationsschritte werden überprüft und Sie werden informiert, falls es Lücken geben sollte. Ein Beispiel ist die automatische Bestätigung für Ihre Gäste. So bekommen Sie eine Warnung mitgeteilt, falls noch keine E-Mail als automatische Bestätigung festgelegt wurde. 
  • Ob korrekte E-Mail-Adressen in den Gastinformationen hinterlegt sind beziehungsweise ob die Rückmeldung auf der Registrierungsseite bereits geschlossen wurde. Haben Sie vor, eine Bestätigungserinnerung zu verschicken, jedoch vergessen Ihren Gästen vorab eine Bestätigung zuzusenden, so würde Ihnen das System auch dies anzeigen.

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