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Leitfaden für Administratoren zum Einrichten Ihres MATE Accounts

Ingo Updated von Ingo

Herzlich Willkommen bei MATE!

Um MATE optimal auf Ihre Bedingungen und Wünsche anpassen zu können, haben wir für Sie einen Leitfaden zusammengestellt.

Bitte gehen Sie Punkt für Punkt die einzelnen Schritte durch. Sollte es dennoch Unklarheiten bei der Einrichtung und Anpassung Ihres MATE Accounts geben, können Sie uns gern per Chat (Werktags, zwischen 9-18Uhr) über Ihren MATE Account oder per Email an support@mateforevents.com kontaktieren.

1. Allgemeine Accounteinstellungen

Um Ihre Account-Einstellungen zu verwalten, öffnen Sie auf der Startseite im CMS die Funktion 'Account Einstellungen':

Als Admin können Sie ganz einfach die Daten Ihres Accounts (Name, Firma, Kontaktdaten) anpassen.

2. MATE mit einem Zoom Account verknüpfen (Enterprise Lizenz)

Das Feature Event Reception Seite ermöglicht es Ihnen, Zoom Web Sessions direkt in die Event Reception einzubinden. Vorteil: Der Gast benötigt keinen eigenen Zoom Account und auch keine Zoom App um diesen Event beiwohnen zu können. Des Weiteren können parallel, mehrere gleichzeitig laufende Zoom Events angeboten werden, bei dem der Gast von einem Event zum anderen problemlos wechseln kann.

Um Zoom Events einbinden zu können, müssen Sie einmalig Ihren Zoom Account mit Ihrem MATE Account verknüpfen.

Dazu öffnen Sie in Ihrem Account das Menü "Einstellungen" im Benutzer Profil und klicken den Button "Mit Zoom verknüpfen" und befolgen die weiteren Anweisungen.

Ausführliche Informationen zur Verknüpfung von MATE mit Zoom erhalten Sie hier.

3. Benutzer anlegen und ändern

Als Admin können Sie neue Benutzer mit Rollen und dementsprechend unterschiedlichen Nutzungsrechten innerhalb der Account-Einstellungen anlegen. Dabei vergibt der Admin den Benutzernamen des neuen Users und trägt eine E-Mail Adresse ein. Ob der Benutzer sein Passwort manuell erhält oder selbst festlegen kann, obliegt dem Admin. Des Weiteren können Sie User deaktivieren, welche keinen Zugriff mehr auf Ihren Account erhalten sollen. 

Mit der Möglichkeit Ihren Nutzer zu de-/aktivieren, können Sie diesem die Nutzungsrechte sofort entziehen. Öffnen Sie einfach den entsprechenden Benutzer (durch Klick auf den User oder auf das Stift-Symbol) und setzen oder entfernen das Häkchen bei 'User aktiviert'.

Weiterführende Informationen zum Bereich Benutzer erhalten Sie hier.

4. Eigene Benutzerrollen anlegen

Zusätzlich zu den vordefinierten Rollen Administrator, Standard Nutzer und App Nutzer können Sie weitere Rollen hinzufügen, für welche Sie die Rechte der einzelnen Funktionsebenen bestimmen können. Hier können Sie auf die bereist definierten Rollen zurückgreifen und diese anpassen oder ein komplett selbstdefinierte Rolle erstellen. Im Anschluss können Sie die Rolle dem jeweiligen Benutzern ganz einfach hinzufügen.

Weiterführende Informationen zum Bereich Benutzerrollen erhalten Sie hier.

5. Sichtbarkeitsgruppen anlegen (ausschließlich Enterprise Lizenz)

Derzeit erfolgt die Einrichtung der Sichtbarkeitsgruppen über MATE. Bei Interesse wenden Sie sich gerne an unseren MATE Support unter support@mateforevents.com 

​Das Feature Sichtbarkeitsgruppen ermöglicht es, gezielt Nutzer und Veranstaltungen innerhalb eines MATE Account zu einer oder mehreren Gruppen (z.B. Fachabteilungen) zuzuweisen. Dabei erlaubt dieses Feature, Nutzern mit mehr als einer Gruppe mit nur einem Benutzernamen auf alle berechtigten Gruppen zuzugreifen. Administratoren haben auf alle Sichtbarkeitsgruppen und Veranstaltungen Zugriff, um eine Gesamtübersicht zu behalten. Dies gewährleistet eine bessere und vereinfachte Handhabung. ​​Damit können Sie gezielt innerhalb nur eines Accounts entscheiden, welchem Nutzer welche Veranstaltungen dargestellt we​rden.

​​Die Accountstruktur der Sichtbarkeitsgruppen ermöglicht es Ihnen, Berechtigungen zu vergeben und somit Sichtbarkeiten zu beschränken oder zu erweitern.​ ​

Weiterführende Informationen zum Feature Sichtbarkeitsgruppen erhalten Sie hier.

5.1 Zuordnung eines Benutzers zu einer Sichtbarkeitsgruppe

​Innerhalb der Benutzereinstellungen können Sie festlegen, ob ein Nutzer einer, mehrerer oder keiner bestimmten Sichtbarkeitsgruppe zugeordnet wird. Bei keiner Auswahl mindestens einer Gruppe kann der Nutzer alle Veranstaltungen des Account sehen.​

​Sobald Sie die Änderung gespeichert haben, ist der Benutzer der ausgewählten Sichtbarkeitsgruppe zugeordnet und bekommt nur noch die Veranstaltungen dieser Gruppe angezeigt.

5.2 Zuordnung einer Veranstaltung zu einer Sichtbarkeitsgruppe

Veranstaltungen können nur berechtigten Gruppen zugewiesen werden. Ist ein Nutzer mehreren Sichtbarkeitsgruppen zugeordnet, so muss dieser beim Anlegen einer Veranstaltung die Gruppe auswählen, für welche die Veranstaltung sichtbar sein soll. Eine Mehrfachauswahl ist dabei möglich, um mehreren Gruppen (Fachabteilungen) Zugriff zu gewähren.

Ähnlich wie bei der Zuordnung der Benutzer können Sie diese Einstellung beim Erstellen einer neuen Veranstaltung direkt oder beim Bearbeiten einer Veranstaltung vornehmen. Weitere Informationen zum Anlegen einer neuen Veranstaltung finden Sie hier.

6. Eigene Domain & E-Mail beauftragen

MATE ermöglicht es Ihnen, innerhalb Ihres Accounts mehrere Webseiten Domains und mehrere Absender E-Mail-Adressen zu hinterlegen.

6.1 Webseiten Domain

Wir binden die MATE-Registrierungsseite (Landingpage) auf unserem Webserver unter Ihrer eigenen Domain, oder Sub-Domain ein.

Die Einrichtung und das Hosting der Domain(s) erfolgt durch MATE.

Als Vorbereitung dafür muss Ihre Domain mit einem CNAME (bei einer Sub-Domain z.B. www.example.org) oder ALIAS / ANAME (bei einer Root-Domain z.B. example.org) auf custom-domain.mateforevents.com im DNS der verlinkt werden.

MATE übernimmt gerne den Erwerb einer neuen Domain für Sie. In diesem Fall prüfen Sie bitte die Verfügbarkeit der gewünschten Domain. Bitte teilen Sie uns nun die Domain und den zuständigen technischen Ansprechpartner/ Ansprechpartnerin mit.

Weiterführende Information zu Domain-Einrichtung erhalten Sie hier.

6.2 Eigene E-Mail

Standardmäßig gibt es in MATE eine hinterlegte Absender E-Mail-Adresse, welche für den Versand von E-Mails genutzt wird: 

no-reply@mateforevents.com

Sie können nach dem Anlegen neuer Absender E-Mail-Adressen auf alle in Ihrem Account hinterlegten Adressen zugreifen und diese für jede Veranstaltung auswählen und nutzen.

Der E-Mail Versand aus MATE heraus erfolgt über den europäischen Cloud Maildienst Mailjet und deren SMTP Server.

Damit MATE die Einrichtung einer neuen Absenderadresse (per Mailjet) übernehmen kann, teilen Sie als Kunde unserem MATE Support Team bitte zunächst die von Ihnen gewünschte E-Mail-Adresse mit. Im nächsten Schritt erhalten Sie eine Bestätigung via E-Mail von Mailjet, die zur Verifizierung und Berechtigung der neuen E-Mail-Adresse versendet wird. Leiten Sie diese bitte an das MATE Support Team weiter (support@mateforevents.com), damit MATE den Link bestätigen kann. 

Weitere Informationen zum Thema "eigene E-Mail-Adresse" erhalten Sie hier.

7. App Branding (Corporate Design) & Funktionseinstellungen

MATE bietet die Möglichkeit, in der App das eigene Corporate Design zu benutzen. So können Sie das Design der Check-In App von MATE zur Gästeakkreditierung schnell und individuell anpassen. 

Im Standard-Modus können Sie bereits

  • die Aktionsfarbe (Farbe der Aktionsfelder wie "Suche", "Öffnen", "Kamera")
  • die Hintergrundfarbe (Hintergrundfarbe in der App)
  • Warnungen (Darstellung von Warnungen, wie beispielsweise einem Check-In zu viel auf einen bestimmten Gast) anpassen
  • und ein eigenes Logo (welches im rechten unteren Bildschirmbereich angezeigt wird) hinzufügen.

Diese Anpassungen reichen in der Regel bereits aus, um die Check-In App in ihrem Corporate Design erscheinen zu lassen.

Im Expertenmodus können Sie Designeinstellungen (Schriftarten und Farben) als auch Funktionseinstellungen (siehe eingerahmter Bereich) für Ihre Check-In App vornehmen.

In das Menü gelangen Sie über "Account Einstellungen ---> App Konfigurationen".

Weitere Informationen zum Thema App Branding erhalten Sie hier.

8. Geräte für den Vor Ort Check-In

Für den Vor Ort Check-In benötigen Sie mobile Endgeräte die iOS kompatibel sein müssen, da wir derzeit die MATE Check-In App ausschließlich per Apple iOS anbieten. Sie können entweder ein iPad ode ein iPhone für den Check-In verwenden.

Zusätzlich ist es möglich einen Bluetooth Etikettendrucker per Hotspot mit dem iOS Gerät zu verbinden, um beispielsweise während des Check-Ins Namensetiketten drucken zu können.

8.1 Geräteempfehlungen
  • Apple iPad Mini (Neueste Generation)

Applikation: MATE Gästeliste kostenlos im Apple AppStore

  • Brother Labeldrucker QL-820NWB

Optional ist ein Akku erhältlich. Damit kann vor Ort auf Strom verzichtet werden und Kabel gehören der Vergangenheit an.

  • Mobiler Hotspot TP-Link M7650 oder neuer

Unterstützt zahlreiche Geräte gleichzeitig und ist leistungsstark. MATE nutzt 2GB SIM Karten, welche vollkommen ausreichend für die Nutzung von MATE sind. Insofern Sie ausnahmslos internes WLAN verwenden, ist der Hotspot nicht zwingend notwendig.

8.1.1 Geräte leihen

Die benötigten Geräte können Sie über uns als

  • Drucker-Setup Packet (1 iPad Mini, 1 Brother Etikettendrucker, 1 Hot Spot inkl. SIM Karte) oder als
  • Einzelgeräte (iPads Mini)

für Ihren Veranstaltungszeitraum leihen. Hier arbeiten wir mit dem Anbieter Zirgon zusammen. Die Firma liefert die benötigte Hardware vorkonfiguriert an die gewünschte Lieferadresse und holt die Geräte auch dort wieder ab.

Weiterführende Informationen zur Beauftragung und den Kosten erfragen Sie bitte bei unserem Customer Success Team unter support@mateforevents.com

8.1.2 Eigene Geräte konfigurieren

Sie können die Geräte auch selbst erwerben und konfigurieren.

Die MATE Gästelisten Applikation erhalten Sie kostenlos im Apple App Store. Nach dem Download können Sie sich mit Ihrem Zugangsdaten einloggen und direkt starten.

Der Etikettendrucker muss je nach Modell mit dem iOS Gerät verbunden werden und in Ihrem Account muss vorab die Druckfunktion aktiviert werden. Wie Sie die Druckfunktion aktivieren und das Hardware Setup einrichten, erfahren Sie in den nachfolgenden Artikeln.

Die Druckfunktion

Die Inbetriebnahme eines Druckersetups

9. Vorlagen (E-Mails und Webseiten) erstellen und verwenden (Enterprise Lizenz)

MATE richtet für Sie E-Mail- und Webseiten-Vorlagen ein. Mit der richtigen Vorlage in Ihrem Corporate Design können Ihre Benutzer noch schneller und effizienter Ihre Veranstaltung konfigurieren. Die Vorlagen enthalten dabei bereits Füllwerte, wie zum Beispiel das Logo oder Ihre Hauptfarbe. Diese Einstellungen können bei Bedarf unsichtbar sein, sodass ein Ersetzen/Löschen nicht möglich ist.

Damit wir Ihre Vorlagen nach Ihren Wünschen anlegen können, ist es notwendig, dass Sie eine Veranstaltung mit mindestens einer E-Mail sowie einer Webseite in Rohfassung (ohne Veranstaltungsinhalte) anlegen. Aus dieser Veranstaltung generieren wir für Sie die E-Mail Vorlage(n) sowie Webseiten Vorlage(n). Selbstverständlich können Sie auch verschiedene E-MAils und Webseiten anlegen, wenn Sie mehr als eine Vorlage jeweils wünschen.

Wir erstellen für Sie bis zu vier E-Mail Vorlagen (Simple, Classic, Modern und LA LUNA) für Ihren Account. Diese Designvorlagen werden mit Ihren gewünschten Werten vorausgefüllt, das heißt mit Ihrer Hauptfarbe, dem Logo, ein Standard-Header Bild (Backup), Ihre gewünschten Angaben im Footer inkl. Verlinkungen zum Impressum und der Datenschutzerklärung Ihrer Webseite. Alle Angaben bleiben sichtbar und damit veränderbar, können aber bei Bedarf auch "versteckt" werden.

Für die Webseite erstellen wir Ihnen ebenfalls bis zu drei Vorlagen. Die Vorlagen unterscheiden sich bei der Webseite nicht im Design. Im Gegensatz zu den E-Mail Vorlagen beinhalten diese je nach Vorlage mehr oder weniger Module. Sie haben die Wahl zwischen Tiny, Basic, Advanced und Complete. In der Regel richten wir für Sie eine Complete Vorlage ein, sodass Sie stets die Möglichkeit haben alle Module nutzen zu können. Weitere Informationen zu den Registrierungsseiten finden Sie hier.

TIPP: Richten Sie sich selbst Veranstaltungsvorlagen ein. Legen Sie hierzu eine neue Veranstaltung an und benennen diese beispielsweise MUSTERVERANSTALTUNG - BITTE DUPLIZIEREN. Setzen Sie das Datum weit in die Zukunft, sodass diese stets oben in der Gesamtansicht angezeigt wird. Legen Sie nun passend zu ihrer Organisation häufig genutzte Attribute, Kategorien, E-Mails und Apple Wallet sowie die Webseite mit Formular einmal sinnvoll an. Anschließend können ihre Nutzer diese Veranstaltung als Vorlage benutzen und nutzen stets gleiche Vorgaben, indem sie einfach alle Einstellungen kopieren. Behalten Sie davon stets eine Kopie unter der Sichtbarkeitsgruppe Administrator, um möglichen versehentlichen Änderungen Ihrer Nutzer vorzubeugen. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie hierzu Unterstützung benötigen. Wir beraten Sie gern.

10. Publishing Package (Enterprise Lizenz)

Das Publishing Package besteht aus der Veranstaltungsübersichtsseite und dem Tagging von Veranstaltungen, welche auf den Veranstaltungsübersichtsseiten verwendet werden kann.

Optional stellt MATE ein Publishing Package Plus für Sie bereit. Hier können Sie mehrere unabhängig voneinander agierende Veranstaltungsübersichtsseiten einbinden. Bei Interesse kontaktieren Sie bitte das s Customer Success Team unter support@mateforevents.com.

10.1 Veranstaltungsübersichtsseite in Ihrer Webseite implementieren

Die Veranstaltungsübersicht bietet Ihnen die Möglichkeit, Veranstaltungen auf eine einfache Art und Weise in Ihrer Webseite aufzulisten. Die einfachste Art und Weise ist es, den MATE JavaScript Client in Ihrer Seite einzubinden. Für das Einbinden und Anpassen sind nur wenige HTML und CSS Kenntnisse von Nöten. Alternative kann die Veranstaltungsübersicht auch per REST Schnittstelle im Format JSON abgefragt und weiterverarbeitet werden. Detailierte Informationen zur Einrichtung erhalten Sie hier.

Ihre persönliche "Data-Account-ID", die Sie zur Implementierung per HTML benötigen, erhalten Sie von unserem MATE Customer Success Team unter support@mateforevents.com.
10.2 Veranstaltungs-Tags in Ihrem Account anlegen und verwenden

Mithilfe von Tags können Ihre Veranstaltungen segmentiert - und beispielsweise auf Ihrer Veranstaltungsübersichtsseite - nach bestimmten Interessensgebieten (Tags) gefiltert werden.

Um Tags erstellen zu können, loggen Sie sich bitte in das CMS ein und klicken links in der Menüleiste auf Account Einstellungen --> Veranstaltungs-Tags. Hier können Sie über den Button "Veranstaltungs-Tags anlegen" beliebig viele, Individuelle Tags hinzufügen.

Sind die Tags im Account angelegt, können Sie nun Ihre Veranstaltung mit Tags versehen. Diese Einstellung finden Sie entweder beim Anlegen einer neuen Veranstaltung sowie unter den Einstellungen der Veranstaltung. Die Auswahl finden Sie im Dropdown Menü unter Tags. Änderungen sind jederzeit möglich.

Jetzt die Änderungen nur noch speichern und die Tags sind Ihrer Veranstaltung angehangen. Nun kann diese zum Beispiel über die Schnittstelle anhand von Tags ausgelesen und automatisch auf Ihrer Veranstaltungsübersichtsseite gruppiert werden.

11. Schnittstellen / API hinzufügen (Enterprise Lizenz)

MATE bietet eine HTTP REST JSON Schnittstelle zur Anbindung an.Die Schnittstelle bietet unter anderem Optionen zum Massenimport von Gästen; lesen, erstellen, ändern und löschen von Gästen; lesen, erstellen, ändern und löschen von Veranstaltungen; Zugriff auf eine Veranstaltungsübersicht; Anbindung an die Registrierungsseite.Die API Dokumentation und Zugriff auf die Schnittstelle zum Testen kann auf Nachfrage gewährt werden.

Des Weiteren ist möglich, alternative Schnittstellen an MATE anzubinden. Konkrete Anfragen, richten Sie bitte an das Customer Success Team unter support@mateforevents.com.

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