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Leitfaden für Administratoren zum Einrichten Ihres MATE Accounts

Ingo Updated von Ingo

Herzlich Willkommen bei MATE!

Du hast die ehrenvolle Aufgabe, MATE für Dein Unternehmen einzurichten. Wir helfen Dir dabei. Dafür haben wir als erstes diesen Leitfaden für Dich zusammengestellt. Dieser hilft Dir beim Einrichten Deines MATE Accounts. Bei Fragen melde Dich bei uns im Chat (Werktags, zwischen 9 - 18:00 Uhr) aus Deinem MATE Account oder per Email an support@mateforevents.com.

1. Allgemeine Accounteinstellungen

Um Deine Account-Einstellungen zu verwalten, öffne auf der Startseite im CMS die Funktion "Account Einstellungen":

Als Admin kannst Du ganz einfach die Daten Deines Accounts (Name, Firma, Kontaktdaten) anpassen.

2. MATE mit einem Zoom Account verknüpfen (Enterprise Lizenz)

Du kannst Dein Zoom Account mit MATE verknüpfen, um Zoom Konferenzen in unserer Virtual Event Platform verbinden zu können. Deine Gäste benötigen keinen eigenen Zoom Account und auch keine Zoom App um an dieser Veranstaltung teilnehmen zu können. Des Weiteren können parallel, mehrere gleichzeitig laufende Zoom Events angeboten werden, bei dem der Gast von einem Event zum anderen problemlos wechseln kann. Um Zoom Events einbinden zu können, musst Du einmalig deinen Zoom Account mit deinem MATE Account in der MATE Web App verknüpfen. Dazu gehe in MATE in Deine Benutzereinstellungen und links im Bildschirmrand und klicke auf "Mit Zoom verknüpfen" und befolgen die weiteren Anweisungen.

Ausführliche Informationen zur Verknüpfung von MATE mit Zoom findest Du hier.

3. Benutzer*innen anlegen, ändern und sperren

Als Admin Nutzer kannst Du neue Benutzer*innen mit Rollen und beliebigen Nutzungsrechten anlegen. Dazu vergibst Du einen Benutzernamen und gibts die E-Mail Adresse des Benutzers/ der Benutzerin ein, sodass diese*r darüber informiert wird und sich selbst ein Passwort vergeben kann. Alternativ kannst Du auch das Passwort vergeben. Wir empfehlen jedoch die erste Variante. Des Weiteren kannst Du hier Benutzer*innen (de-)aktivieren und auch löschen.

Weiterführende Informationen zum Bereich Benutzer erhalten Sie hier.

4. Eigene Benutzerrollen anlegen

Wir haben bereits einige Rollen für Dich vordefiniert. Diese kannst Du jederzeit bearbeiten oder beliebige weitere Rollen hinzufügen. Innerhalb der Rollen legst Du fest, welche Rechte diese haben wird. Im Anschluss kannst Du die Rolle den jeweiligen Benutzern ganz einfach hinzufügen.

Weiterführende Informationen zum Bereich Benutzerrollen findest Du hier.

5. Sichtbarkeitsgruppen anlegen (Enterprise Lizenz)

Sichtbarkeitsgruppen ermöglichen es, die Sichtbarkeit von Veranstaltungen zwischen Benutzern und Abteilungen einzuschränken. Nutzer und Veranstaltungen können zu einer oder mehreren Gruppen (z.B. Fachabteilungen) zugewiesen werden, sodass Deine Benutzer*innen nur bestimmte Veranstaltungen sehen und bearbeiten können. Du als Administrator hast auf alle Sichtbarkeitsgruppen und Veranstaltungen Zugriff, um stets die Kontrolle zu behalten und kannst auch selbst Sichtbarkeitsgruppen hinzufügen (Voraussetzung: MATE hat Dir vorab das Recht freigeschaltet). 

Weiterführende Informationen zu den Sichtbarkeitsgruppen findest Du hier.

5.1 Zuordnung eines Benutzers zu einer Sichtbarkeitsgruppe

​Innerhalb der Benutzereinstellungen kannst Du festlegen, ob deine Benutzer einer, mehrerer oder keiner bestimmten Sichtbarkeitsgruppe zugeordnet werden sollen. Bei keiner Auswahl mindestens einer Gruppe kann der Nutzer alle Veranstaltungen aller Sichtbarkeitsgruppen sehen.​ ​Sobald Du die Änderung gespeichert hast, ist der/die Benutzer*in der ausgewählten Sichtbarkeitsgruppe*n zugeordnet und bekommt nur noch die Veranstaltungen dieser Gruppe angezeigt. Veranstaltung Deiner Benutzer*innen werden automatisch nur in der jeweiligen Sichtbarkeitsgruppe angezeigt. Ist ein*e Benutzer`*in mehreren Sichtbarkeitsgruppen zugeordnet, so kann diese*r beim Anlegen einer Veranstaltung festlegen, in welche*n Gruppe*n diese Veranstaltung angezeigt werden soll.

5.2 Zuordnung einer Veranstaltung zu einer Sichtbarkeitsgruppe

Veranstaltungen können nur berechtigten Gruppen zugewiesen werden. Ist ein*e Benutzer*in mehreren Sichtbarkeitsgruppen zugeordnet, so muss dieser beim Anlegen einer Veranstaltung die Gruppe*n auswählen, für welche die Veranstaltung sichtbar sein soll. Eine Mehrfachauswahl ist dabei möglich, um mehreren Gruppen (Fachabteilungen) Zugriff zu gewähren. Ähnlich wie bei der Zuordnung der Benutzer*innen kannst Du diese Einstellung beim Erstellen einer neuen Veranstaltung direkt, oder beim Bearbeiten einer Veranstaltung vornehmen.

Weitere Informationen zum Anlegen einer neuen Veranstaltung findest Du hier.

6. Eigene Domain & E-Mail beauftragen

MATE ermöglicht es Dir, innerhalb Deines Accounts mehrere Webseiten Domains und mehrere Absender E-Mail-Adressen zu hinterlegen.

6.1 Webseiten Domain

Wir binden die MATE-Registrierungsseite (Landingpage) auf unserem Webserver unter Deiner eigenen Domain, oder Sub-Domain ein. Die Einrichtung und das Hosting der Domain(s) erfolgt durch MATE.

Als Vorbereitung dafür muss Deine Domain mit einem CNAME (bei einer Sub-Domain z.B. www.example.org) oder ALIAS / ANAME (bei einer Root-Domain z.B. example.org) auf custom-domain.mateforevents.com im DNS der Domain verlinkt werden.

Hinweis: MATE übernimmt gerne den Erwerb einer neuen Domain für Dich. In diesem Fall prüfe bitte die Verfügbarkeit der gewünschten Domain.

Weiterführende Information zu Domain-Einrichtung findest Du hier.

6.2 Eigene E-Mail Absenderadresse

Standardmäßig gibt es in MATE eine hinterlegte Absender E-Mail-Adresse, welche für den Versand von E-Mails genutzt wird: no-reply@mateforevents.com. Wenn Du eine oder mehrere eigene Absender E-Mail-Adressen nutzen möchtest, dann richten wir diese gerne für Dich ein.

Damit MATE die Einrichtung einer neuen Absenderadresse übernehmen kann, nutze bitte unser Anmeldeformular. Für zusätzliche E-Mailadressen melde dich bei uns im Support (support@mateforevents.com), sodass wir alles in die Wege leiten können. Im nächsten Schritt erhältst Du eine Bestätigungs-E-Mail von Mailjet (support@mailjet.com), die zur Verifizierung und Berechtigung der neuen E-Mail-Adresse versendet wird. Leite diese E-Mail oder den enthaltenen Link bitte an uns weiter, da nur wir den Link bestätigen können. 

Weitere Informationen zum Thema "eigene E-Mail-Adresse" erhalten Sie hier.

Hinweis: Der E-Mail Versand aus MATE heraus erfolgt über den europäischen Cloud E-Mail-Dienstleister Mailjet und dessen SMTP-Server.

7. Gast-Attribute Account-übergreifend anlegen

MATE ermöglicht es Dir Attribute Account-übergreifend anzulegen. Die Attribute werden hierbei einmalig angelegt und werden dann Account-übergreifend für alle zukünftigen Veranstaltungen übernommen.

Dazu gehe links im Menübereich auf Account Einstellungen ---> Gast-Attribute.

Die Erstellung erfolgt nach dem selben Prinzip wie bei Gast Attributen für eine bestimmte Veranstaltung. Wie das geht findest Du hier.

Wurde eine neue Veranstaltung angelegt, werden die Account-übergreifenden Gast-Attribute automatisch für diese Veranstaltung zusätzlich zu den Stamm-Attributen übernommen. Sie können das im Menübereich Gäste ---> Attribute ganz leicht nachprüfen.

8. App Branding & Funktionseinstellungen

MATE bietet die Möglichkeit, in der App das eigene Corporate Design zu benutzen. So kannst Du das Farben & Logo der Check-In App von MATE zur Gästeakkreditierung schnell und individuell anpassen. 

Im Standard-Modus kannst Du bereits

  • die Aktionsfarbe (Farbe der Aktionsfelder wie "Suche", "Öffnen", "Kamera"),
  • die Hintergrundfarbe (Hintergrundfarbe in der App),
  • Warnungen (Darstellung von Warnungen, wie beispielsweise einem Check-In zu viel auf einen bestimmten Gast) anpassen und
  • ein eigenes Logo (welches im rechten unteren Bildschirmbereich angezeigt wird) hinzufügen.

Diese Anpassungen reichen in der Regel bereits aus, um die Check-In App in Deinem Corporate Design erscheinen zu lassen. Im Expertenmodus kannst Du weitere Einstellungen (Schriftarten und Farben) als auch Funktionseinstellungen für Deine Check-In App vornehmen. In das Menü gelangst Du über "Account Einstellungen ---> App Konfigurationen".

Weitere Informationen zum Thema App Branding findest Du hier.

9. Geräte für den Vor-Ort Check-In

Für den Check-In vor Ort benötigst Du mobile Endgeräte (iPad, iPhone). Zusätzlich ist es möglich einen Bluetooth/W-LAN Etikettendrucker mit dem iOS Gerät zu verbinden, um Namensetiketten drucken zu können. Um flexibel zu sein, empfehlen wir W-LAN Hotspots mit einer SIM-Karte ausgestattet. Damit bist Du auf ein W-LAN nicht angewiesen.

Hinweis: Derzeit bieten wir unsere App nur für das Apple iOS Betriebssystem an. Geräte können problemlos über MATE geliehen werden. Wir empfehlen den Kauf solcher Geräte.
9.1 Geräteempfehlungen

Bei vielen Veranstaltungen lohnt sich häufig die Anschaffung eigener Geräte.

  • Apple iPad Mini (Neueste Generation)

Applikation: MATE Gästeliste kostenlos im Apple AppStore

  • Brother Labeldrucker QL-820NWB

Optional ist ein Akku erhältlich. Damit kann vor Ort auf Strom verzichtet werden und Kabel gehören der Vergangenheit an.

  • Mobiler Hotspot TP-Link M7650 oder neuer

Unterstützt zahlreiche Geräte gleichzeitig und ist leistungsstark. MATE nutzt 2GB SIM Karten, welche vollkommen ausreichend für die Nutzung von MATE sind. Insofern Sie ausnahmslos internes WLAN verwenden, ist der Hotspot nicht zwingend notwendig.

9.1.1 Geräte leihen

Wenn Du keine eigenen Geräte zur Verfügung hast, oder einmal zusätzliche Geräte benötigst, dann kannst Du vorkonfigurierte Setups bei uns ordern.

Folgendes ist möglich:

  • Druckersetup, bestehend aus einem iPad Mini, einem Brother Etikettendrucker, einem Hotspot oder Router inkl. SIM Karte für Internet sowie eine Rolle Etiketten Typ DK-11209, oder ein
  • Apple iPad Mini als Einzelgerät für den Check-In ohne Druck

Unser Dienstleister liefert die benötigte Hardware vorkonfiguriert an die gewünschte Lieferadresse und holt die Geräte auch dort wieder ab.

Weiterführende Informationen zur Beauftragung und den Kosten erhältst Du bei Deinem Customer Success Manager oder unter support@mateforevents.com.

9.1.2 Eigene Geräte konfigurieren

Die MATE Gästelisten App findest Du kostenlos im Apple App Store. Nach dem Download kannst Du dich mit deinen Zugangsdaten einloggen und gleich starten.

Der Etikettendrucker muss mit dem iOS Gerät verbunden werden. Für die Konfiguration des Druckers haben wir für Dich eine Anleitung zusammengestellt. Für den Druck muss die Funktion in der Veranstaltung aktiviert sein.

10. Web- und E-Mail-Vorlagen erstellen (Enterprise Lizenz)

Vorlagen unterstützen Dich und deine Benutzer*innen dabei, noch schneller E-Mails und Webseiten zu konfigurieren und dabei gleichzeitig auf das Corporate Design zu achten. Du kannst Dir beliebig viele Vorlagen einrichten. Vorlagen enthalten dabei bereits Füllwerte, wie zum Beispiel das Logo oder Ihre Hauptfarbe. Diese Einstellungen können bei Bedarf unsichtbar sein, sodass ein Ersetzen/Löschen nicht mehr möglich ist.

Damit Du schnell loslegen kannst, empfehlen wir Dir, dass Du eine Veranstaltung nach Deinen Wünschen mit mindestens einer E-Mail sowie einer Webseite in Rohfassung (ohne Veranstaltungsinhalte) anlegst. Aus dieser Veranstaltung kannst Du Dir dann ganz einfach Vorlagen generieren. Wie das geht, erfährst Du hier. Selbstverständlich kannst Du dir auch verschiedene E-Mails und Webseiten anlegen, wenn Sie mehr als eine Vorlage jeweils wünschen. Alle Angaben bleiben sichtbar und damit veränderbar, können aber bei Bedarf auch "versteckt" werden.

TIPP: Richte Dir gleich Veranstaltungsvorlagen ein. Lege Dir hierzu eine neue Veranstaltung an und benenne diese beispielsweise MUSTERVERANSTALTUNG - BITTE DUPLIZIEREN. Setze das Datum weit in die Zukunft, sodass diese stets oben in der Gesamtansicht angezeigt wird. Lege nun passend zu Deiner Organisation häufig genutzte Attribute, Kategorien, E-Mails und zum Beispiel das Apple Wallet sowie die Webseite mit Formular einmal vollständig an. Anschließend können Deine Benutzer*innen diese Veranstaltung als Vorlage benutzen und nutzen, indem sie einfach die Veranstaltung duplizieren und alle Einstellungen kopieren. Behalte davon stets eine Kopie unter der Sichtbarkeitsgruppe Administrator, um möglichen versehentlichen Änderungen Deiner Benutzer*innen vorzubeugen.

11. Publishing Package (Enterprise Lizenz)

Das Publishing Package besteht aus der Veranstaltungsübersichtsseite und dem Tagging von Veranstaltungen, welche auf den Veranstaltungsübersichtsseiten eine Filterfunktion für Besucher*innen darstellt. Die Veranstaltungsübersicht bietet Dir die Möglichkeit, Veranstaltungen auf eine einfache Art und Weise auf Deiner Webseite anzuzeigen, sodass Deine Besucher*innen diese auch finden.

Benötigen Sie mehr als eine Veranstaltungsübersichtsseite, so ist das im Rahmen unseres Publishing Package Plus möglich. Hier kannst Du beliebig viele unabhängig voneinander agierende Veranstaltungsübersichtsseiten einbinden. Du entscheidest dann, welche Veranstaltung auf welcher Übersicht veröffentlich wird. Gesteuert wird das Ganze durch Sichtbarkeitsgruppen und/oder Tags. Bei Interesse melde Dich bei deinem Customer Success Manager oder unter support@mateforevents.com.

11.1 Veranstaltungsübersichtsseite auf Deiner Webseite implementieren

Die Einbindung erfolgt über ein JavaScript Client, den wir Dir bereits zur Verfügung stellen. Du musst lediglich den HTML Code bei Dir auf der Webseite einbinden und deinen eindeutigen Key/Schlüssel einsetzen. Für das Einbinden und Anpassen sind nur wenige HTML und CSS Kenntnisse von Nöten. Wie das funktioniert, erfährst Du hier. Alternativ kannst Du Veranstaltungsinformationen auch REST Schnittstelle im Format JSON abgefragt und weiterverarbeitet werden.

Deinen persönlichen und eindeutigen Key/Schlüssel erhältst Du von unserem MATE Customer Success Team oder unter support@mateforevents.com.
11.2 Veranstaltungs-Tags in Deinem Account anlegen und verwenden

Mithilfe von Tags kannst du Veranstaltungen segmentieren und taggen. Externe Tags werden auf Deiner Veranstaltungsübersichtsseite aus Filtermöglichkeit für Deine Besucher*innen angezeigt. Diese können dann zum Beispiel nach bestimmten Interessensgebieten (Tags) filtern. Interne Tags kannst Du nutzen, um Deiner Veranstaltung bestimmte Informationen zuzuordnen, zum Beispiel den/die Bearbeiter*in. Das ermöglicht Dir eine neue Filtermöglichkeit.

Um Tags zu erstellen, gehe in der Menüleiste auf Account Einstellungen --> Veranstaltungs-Tags. Hier kannst Du über den Button "Veranstaltungs-Tags anlegen" beliebig viele, Individuelle Tags hinzufügen.

Sind die Tags im Account angelegt, kannst Du nun Veranstaltungen mit Tags versehen. Diese Einstellung findest Du entweder beim Anlegen einer neuen Veranstaltung und unter den Einstellungen innerhalb der Veranstaltung. Die Auswahl findest Du dann im Dropdown Menü unter Tags. Änderungen sind jederzeit möglich.

12. Schnittstellen / API hinzufügen (Enterprise Lizenz)

MATE bietet Dir eine HTTP REST JSON Schnittstelle an. Die Schnittstelle kann unter anderem

  • den Massenimport von Gästen;
  • lesen, erstellen, ändern und löschen von Gästen;
  • lesen, erstellen, ändern und löschen von Veranstaltungen;
  • Zugriff auf eine Veranstaltungsübersicht;
  • Anbindung an die Registrierungsseite.

Die API Dokumentation und Zugriff auf die Schnittstelle zum Testen kann auf Nachfrage zur Verfügung gestellt werden.

Weitere Schnittstellen auf Anfrage. Melde Dich also gerne bei Deinem Customer Success Manager oder unter support@mateforevents.com.

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