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E-Mail Einladung für eine Veranstaltungsreihe anlegen

Ingo Updated von Ingo

Folgende Anleitung hilft Ihnen dabei, Ihre Gäste weiterhin persönlich, mit vorausgefüllten Formularen zu Veranstaltungsreihen mit einer E-Mail einzuladen. Hierfür haben wir einige Kurzvideos erstellt, welche die Vorgehensweise beschreiben.

HINWEIS: Einige Prozessschritte müssen Sie für jede weitere Veranstaltung wiederholen. Denken Sie an die Duplizierfunktion, welche Ihnen das schnelle Kopieren ganzer Veranstaltungen ermöglicht.

1. Schritt: Lfd Nummer und Export der Gästeliste

  1. Erstellen Sie alle Veranstaltungen.
    • Veranstaltung für Einladung (Basis-Veranstaltung die alle Links enthält)
    • Veranstaltung 1-n (für den Versand der E-Mails)
  2. Fügen Sie eine lfd. Nummer in ihre Gästeliste ein.
  3. Importieren Sie die Verteiler aus den Veranstaltungen 1-n und generieren Sie die Einladungscodes für alle Gäste.
  4. Exportieren Sie die Verteiler aus Veranstaltungen 1-n.

2. Schritt: Einfügen der Einladungscodes in die Original-Gästeliste

  1. Sortieren Sie die exportierten Verteiler der Veranstaltungen 1-n nach der Lfd. Nummer in der selben Reihenfolge wie im Original-Verteiler.
  2. Fügen Sie neue Spalten im Original-Verteiler ein, mit "Einladungscode Event 1"; Einladungscode Event 2" usw.
  3. Kopieren Sie die Einladungscodes aus dem exportierten Verteiler des Event 1, in die Spalte "Einladungscode Event 1" des Original-Verteilers.
  4. Wiederholen Sie den Vorgang für alle exportierten Verteiler.
  5. Speichern Sie den Original-Verteiler ab.

3. Schritt: Import der Original-Gästeliste

  1. Importieren Sie den Original-Verteiler in Ihre Veranstaltung für Einladung (Basis Veranstaltung) und stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Felder importiert werden.

  1. Kopieren Sie die Veranstaltungs-Weblinks (z. Bsp. events.organisation.de/veranstaltung1) aus den Registrierungseinstellungen der Webseiten Generatoren ihrer Registrierungsseiten der Veranstaltungen 1-n.
  2. Gehen Sie in die Veranstaltung für Einladung, und wie in diesem Fall beschrieben, in die Einladungs-E-Mail.
  3. Deaktivieren Sie ggfs. das Kalenderblatt.

Wir nutzen in unserem Beispiel die Hyperlink Funktion.*

  1. Fügen Sie zu Ihrem Text des Events 1 den Link zur Webseite des Event 1 ein, sowie als Link Suffix folgenden und im Video gezeigten Platzhalter. Tauschen Sie die ID gegen die korrekte Attributs ID aus.
Die ID des benötigten Attributs können Sie folgendermaßen herausfinden: Veranstaltung öffnen. Menü Gäste --> Attribute auswählen. Das gewünschte Attribut anklicken und die ID wird erscheint im Infofenster an erster Position.
  1. Speichern Sie das ganze und führen Sie einen Test durch, indem Sie den E-Mail Versand-Assistent starten.
  2. Bitte unbedingt vorab die erstellten Links testen!
*Es ist ebenfalls möglich die Call-to-Action Button der E-Mails oder Button Links auf Webseiten zu verwenden. In den Buttons reicht es aus den Platzhalter, den Sie im HTML Editor erstellen können zu kopieren und an den Link einzufügen. Beispiel: events.organisation.de/[[Einladungscode Event 1]]

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