Erste Schritte
Für Administratoren
Leitfaden für Administratoren zum Einrichten Ihres MATE Accounts
Allgemeine Account-Einstellungen
Benutzer anlegen und ändern
Eigene Benutzerrollen anlegen
Die Sichtbarkeitsgruppen
App Branding & App Einstellungen
Die Veranstaltungs-Tags
Implementierung der Veranstaltungsübersichtsseite (VAÜ) für das Publishing Package
Angepasste Vorlagen für Email & Webseiten anlegen und bearbeiten
Für den Anwender
Quickstart - Erstellen Sie Schritt für Schritt Ihre MATE Complete-Veranstaltung
Die Kalenderansicht Ihrer Veranstaltungen
Eigene Benutzereinstellungen
Veranstaltungsstatus & Event Phasen
Die Veranstaltungs-Übersicht
Das Aktionsfeld
Die Vorschau beim Erstellen von E-Mails oder Webseiten
Verwendung der richtigen Bildgrößen
Die Suchfunktion
Die Filterfunktion
E-Mail und Domain Setup
Eine neue E-Mail-Adresse als Absender im Account anlegen
Die Einrichtung einer neuen Webseiten Domain
E-Mail-Adressen verwalten
Anlegen von mehreren Absender E-Mail-Adressen und Webseiten Domains
Servicezeiten, Datenschutz und IT Sicherheit
Impressumspflicht und Datenschutz-Erklärung
Servicezeiten und Service-Level Agreements (SLA) der MATE Development GmbH
Datenschutz und DSGVO
Hardware
Verwendung von MATE
Veranstaltung und Gäste anlegen
Eine neue Veranstaltung erstellen
Attribute anlegen und bearbeiten
Vorgegebene Attribut-Werte
Gäste manuell anlegen
Der Excel-Gastimport
Gäste-Kategorien (Segmentierung) erstellen und verwenden
Kommunikation
Links für virtuelle Meetings in E-Mails einfügen (Modul: Virtuelle Veranstaltung)
Die E-Mail Typen
Die E-Mail-Vorlage LA LUNA
Die E-Mail Vorlagen
Einladung erstellen mit der Vorlage Modern
Die Gastanrede
Das Wallet-/Passbook Ticket
Der Anrede-Assistent
Die Eigene Briefanrede in der Anrede nutzen
Das E-Mail Log
Grundlagen für die erfolgreiche Zustellung von E-Mails
Eine Test E-Mail versenden
Die Attribute der Gästeliste
Automatisierte E-Mail Kampagnen
Registrierungsseite und Event Reception
Die Vorlagen für Ihre Webseiten
Die Registrierungs-Einstellungen
Das Registrierungsformular
Ein- und Ausblenden von Formularfeldern
Begleitpersonen erfassen
Farben und Design
Inhalte und Module
Der Footer
Die Event Reception - das Feature für virtuelle und hybride Veranstaltungen
MATE mit Zoom verknüpfen/trennen
Veröffentlichen von Veranstaltungen auf der eigenen Webseite mit der Veranstaltungsübersichtsseite
Einladen und Veranstaltung steuern
Der Einladungs- und Ticketcode
E-Mails versenden (Versand-Assistent)
Das Dashboard zur Veranstaltung
Verschieben/Absagen von Veranstaltungen
Der Rückmeldestatus Ihrer Gäste
Die Kennzahlen Ihrer Veranstaltung auswerten und exportieren
Gastinformationen bearbeiten und den Status manuell ändern
Begleitpersonen mit dem Gast anlegen und ändern
Individuelle Begrenzung von Begleitpersonen
Filtern nach Datum von Zu- und Absagen
Das Tracking der E-Mail Öffnungsrate
E-Mail-Versand an ein bestimmtes Kundensegment
Der Gast Check-Out
Check-In per Batchfunktion (Mehrfachauswahl)
Die Gastquelle: Ein Erfolgsindikator für Ihre Kommunikation
Vor Ort / Die Check-In App
Die MATE-App
Der Check-In von Begleitpersonen
Die Druckfunktion
Die Inbetriebnahme eines Druckersetups
Hilfestellung vor Ort
Lösungsansätze zur Fehlerbehebung bei dem Check-In vor Ort
Tipps & Tricks
Die Verwendung von Platzhaltern außerhalb des HTML Editors
CSS & Java Scripts für die Webseitenanpassung
Tipps um die Spamwahrscheinlichkeit meiner E-Mails zu verringern
Bilder in meiner E-Mail richtig anzeigen lassen
YouTube Livestreams
Der HTML-Editor (Fließtext)
Überschriften und Texte mit HTML individuell anpassen
Veranstaltung duplizieren und als Vorlage nutzen
E-Mail duplizieren und Zeit sparen
Stockfotos in E-Mails einfügen
E-Mail Einladung für eine Veranstaltungsreihe anlegen
Best Practice: Anwesenheitsdokumentation mit MATE
Häufige Fragen
Allgemein
MATE 2.0 Roadmap
Wie kann ich Zu- und Absagen zeitlich filtern?
Wie kann ich eine Veranstaltung verschieben?
Wie kann ich eine Veranstaltung absagen?
Wie kann ich die Sprache für die Veranstaltung ändern?
Wie kann ich mich für den MATE Newsletter anmelden?
Wie kann ich MATE Feedback geben?
Welche Produkte (Lizenzen) kann ich erwerben?
Kommunikation und Versand
Wie lege ich eine neue E-Mail-Adresse als Absender in meinem Account an?
Wie kann ich mehrere Absender E-Mail-Adressen und Webseiten Domains innerhalb eines Accounts anlegen?
Warum kommen meine E-Mails nicht beim Kunden an?
Wie kann ich die Spamwahrscheinlichkeit meiner E-Mails verringern?
Wie kann ich sicherstellen, das die Bilder in meinen E-Mails richtig dargestellt werden?
Webseiten Konfiguration
Warum kann Ich meine Änderungen an der Webseite nicht speichern?
Wie können Formularfelder ein- und ausgeblendet werden (Checkbox, Dropdown, Radiobutton)?
Wie kann ich die Anzeige des Datums im Countdown (Webseite) bearbeiten?
Wie kann ich die Farbeinstellungen des Countdowns bearbeiten?
Wie richte ich eine neue Webseiten Domain ein?
MATE Setup und Check-In
Wie nehme ich ein Setup in Betrieb?
Welche Drucker kann ich beim Check-In verwenden?
Wie kann ich einen Check-In rückgängig machen?
Datenschutz und IT-Sicherheit
Warum muss ich mein Impressum und meine Datenschutzerklärung auf den E-Mails und Webseiten von MATE einbinden?
Fragen zu Sicherheit & Datenschutz
Wie wird bei MATE die DSGVO-Konformität sichergestellt?
Wie kann ich Informationen, automatisiert an die Gäste per E-Mail senden?
Updates & Trainings
Inhaltsverzeichnis
- Alle Kategorien
- Verwendung von MATE
- Best Practice: Anwesenheitsdokumentation mit MATE
Best Practice: Anwesenheitsdokumentation mit MATE
Updated
von Oliver Edwards
Wie die IHK Würzburg-Schweinfurt dank Besucherregistrierung wieder öffnet.
Kammern und Ämter, aber auch größere und kleinere Unternehmen, hatten es die vergangenen Monate wahrlich nicht leicht. Ihre wichtige Arbeit ist sehr eng mit persönlichem Kontakt verbunden – etwas, das durch diverse Verordnungen zur Eindämmung des Coronavirus SARS-CoV-2 nicht möglich war. Bis jetzt! Die MATE Besucherregistrierung hilft der IHK Würzburg-Schweinfurt, ihre Türen für Besucher wieder zu öffnen.
Die Erstellung von Sicherheits- und Hygenekonzepten ist im Moment nicht nur für Veranstaltungen aller Art ein wichtiges Thema. Auch für öffentliche Einrichtungen, wie z.B. Handelskammern, müssen ganz besondere Regelungen für den Kontakt zu Besuchern eingehalten werden. Eine dieser Regelungen ist die "...Pflicht zum Führen einer Anwesenheitsdokumentation mit Informationen zur Kontaktnachverfolgung der Gäste und Dienstleistungsempfangenden..." (Quelle: Senatskanzlei Berlin).
Es steht den betreffenden Einrichtungen dabei frei, wie sie diese Dokumentation konkret umsetzen: analog oder digital. Hierbei empfielt es sich, auf eine digitale Lösung zu setzen. Diese bringt zahlreiche – nicht unerhebliche - Vorteile mit sich:
- Datenschutz: Im Gegensatz zu einer öffentlich vorliegenden, analogen Liste, kann der Zugriff auf die digitalen Informationen kontrolliert und eingeschränkt werden.
- Datenspeicherung: Digitale Informationen können sicher abgespeichert werden, analoge Listen können verloren gehen, verlegt oder gar entwendet werden.
- Datenfilterung: Digitale Informationen lassen sich schnell und unkompliziert nach gewünschten Attributen filtern und/oder sortieren.
- Datenveröffentlichung: Die Daten können direkt und digital mit Behörden geteilt und veröffentlicht werden.
Sollte also ein Ausbruch von Corona auf eine spezifische Quelle zurückführbar sein, kann mit wenigen Klicks sofort festgestellt werden, wer sich an diesem Tag in welchen Bereichen aufgehalten hat.
Auch die IHK Würzburg-Schweinfurt hat sich für eine digitale Lösung entschieden und ihre Erfahrung freundlicherweise geteilt.
Registrierungsformular als Anwesenheitsdokumentation
Durch die zahlreichen Einsatzmöglichkeiten des Registrierungsformulars von MATE, können Sie problemlos auch Ihre Besucher festhalten, indem Sie das Formular einfach und unkompliziert dahingehend anpassen, das es als detaillierte Anwesenheitsdokumentation dient.
Per QR-Code werden also alle Besucher direkt auf das Registrierungsformular der IHK Würzburg-Schweinfurt geleitet. Hier können alle Daten, die in weiterer Folge zur Nachvollziehung von Infektionsketten notwendig sind, hinterlegt werden. Somit ist jederzeit ersichtlich, wer sich wann und wo befindet.

Um die Besucher über diese Möglichkeit zu informieren, hat die IHK Würzburg-Schweinfurt ein Informationsblatt erstellt. Dokumente wie diese können problemlos über die MATE Kommunikationstools an Besucher bzw. Teilnehmer gesendet werden. Um sicherzustellen, dass auch jeder diese Information erhalten und gelesen hat, können die Öffnungsraten der E-Mail verfolgt werden.
Julia Peter
Web Administratorin CMS und Design
IHK Würzburg-Schweinfurt
Bonus Feature: Live Besucher Tracking
Mit MATE wissen Sie auch immer, wer sich gerade im Moment im Haus oder dem Veranstaltungsort befindet. Durch unser ausgeklügeltes Check-In System* ist Live-Tracking jederzeit möglich. Das ist besonders wichtig, um Besucherströme zu steuern und den Überblick zu wahren.
*Dieses Feature wird zur Zeit noch nicht von der IHK Würzburg-Schweinfurt verwendet, steht aber allen Kunden von MATE zur Verfügung.
Fazit
Durch digitales Besuchermanagement von MATE können die Verordnungen der Bundesländer zum Empfang von Besuchern eingehalten werden. Besucherdaten werden dokumentiert und sind jederzeit abrufbereit, während alle datenschutzrechlichen Bestimmungen eingehalten werden.Wenn Sie Interesse an unserem System haben, setzen Sie sich jederzeit mit uns in Verbindung.