Quickstart - Erstellen Sie Schritt für Schritt Ihre MATE Complete-Veranstaltung
Updated 10/9/20
Dieser Walk Through Guide unterstützt Sie von A-Z beim Erstellen einer Complete-Veranstaltung.
1. Start mit MATE
MATE ist in der Übersicht immer folgendermaßen aufgebaut:
- Suche - durchsucht den gesamten Datensatz
- Grüne Schaltfläche - Konfiguration (etwas anlegen)
- Aktion auswählen - Auswahlmöglichkeiten (Aktiv erst nach Selektion von min. einem Datensatz)
- Einstellungen - Benutzereinstellung (nur Admin)
- Spaltenauswahl - Auswahl aller verfügbaren Attribute zum ein- und ausblenden
- Refresh-Button - Einträge aktualisieren
- Tabelle mit den Einträgen(Kachelansichtoption bei Veranstaltungen)- Alle Einträge mit Ihren Informationen werden hier aufgelistet
MATE CMS Veranstaltungsübersicht
Die Tabelle in der Übersicht:
- Spalten - Informationen oder Attribute
- Aktionen - Veranstaltung duplizieren, bearbeiten, oder löschen
2. Veranstaltung anlegen
Sie finden diese Option unter:
CMS-Übersicht > "+ Veranstaltung anlegen"
Um eine neue Veranstaltung anzulegen, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche "+ Veranstaltung anlegen". Anschließend haben Sie die Möglichkeit grundlegende Informationen zu Ihrer Veranstaltung auszuwählen bzw. einzugeben.
Für weitere Informationen besuchen Sie unseren Support Artikel:
3. Kommunikation/E-Mail
Sie finden diese Option unter:
Veranstaltung auswählen > Kommunikation > E-Mails > "+ E-Mail anlegen"
Überlegen Sie sich, welche E-Mails Sie wann und an wen im Verlauf Ihres Einladungs- und Rückmeldeprozesses versenden möchten. Mit MATE können Sie beliebig viele E-Mails für eine Veranstaltung anlegen.
Es ist notwendig für Ihre E-Mails immer den richtigen E-Mail-Typ auszuwählen. Folgende E-Mail-Typen stehen Ihnen zur Auswahl:
- Save the Date
- Einladung
- Einladungserinnerung
- Bestätigung
- Erinnerung für Zusagen
- Freie E-Mail (Bspw. für Danksagung)
Für weitere Informationen besuchen Sie unseren Support Artikel:
Für das E-Mail Design bietet Ihnen MATE standardmäßig drei verschiedene Vorlagen zur Auswahl an. Folgende Informationen werden abgefragt. Bitte beachten Sie, dass Inhalte meist optional und teils abhängig von der gewählten E-Mail-Vorlage sind.
- Absender Informationen
- Logos, Texte & Bilder
- Farben & Stylings
- Buttons & weitere Elemente
- Footer
- Einladungseinstellungen
- Zusatzoptionen
- E-Mail testen und anlegen
Für weitere Informationen besuchen Sie unseren Support Artikel:
4. Registrierung/Webseite
Sie finden diese Option unter:
Veranstaltung auswählen > Webseiten > "+ Webseite anlegen"
Vorlagen bestimmen
MATE bietet Ihnen standardmäßig die Auswahl von drei verschiedenen Vorlagen (Basic, Advanced und Complete). Diese unterscheiden sich von der verfügbaren Modulanzahl. Legen Sie fest, welche Modulbausteine Sie neben dem Formular auf Ihrer Registrierungsseite haben möchten. Abhängig von der Vorlage stehen Ihnen folgende Bearbeitungsschritte zur Auswahl:
- Registrierungseinstellungen (ab Basic)
- Registrierungsformular (ab Basic)
- Eigenständiges Registrierungsformular (wenn Formular nicht auf dem Headerbild sein soll), (ab Basic)
- Texte & Buttons für Registrierung (ab Basic)
- Titel & Corporate Design (ab Basic)
- Social Media Verlinkungen (ab Basic)
- Header (ab Basic)
- Countdown (ab Basic)
- Textbox (ab Advanced)
- Programm/Agenda o. ä. (bis zu fünf Tabs), (ab Advanced, mehrere Tabs nur in Complete)
- Sprecher/Ehrengäste o. ä. (ab Advanced)
- Bild & Text (bis zu zwei) (ab Complete)
- Bilder Slideshow (ab Complete)
- Video (ab Complete)
- Partner-/Sponsoren o. ä. (ab Complete)
- Ort/Location (Google Maps Einbindung), (ab Basic)
- Footer (ab Basic)
- Custom CSS & JavaScript (ab Basic)
- Webseite benennen und anlegen (ab Basic)
Registrierungseinstellungen
Hier legen Sie grundlegende Einstellungen für Ihre Registrierung fest.
- Anmeldung schließen - Legen Sie ein Datum fest, wann Ihre Registrierung geschlossen werden soll
- Maximale Anmeldungen - Legen Sie fest, ob Sie eine Maximalanzahl von Teilnehmern haben möchten
- Weitere Einstellungen* - Legen Sie einen Link-Suffix bei Bedarf fest (ermöglicht einen Link zu einem leeren Formular).
- Standardseite - Bei mehreren Webseiten muss eine Standardseite für personalisierte Einladungen festgelegt werden
MATE bietet neben der personalisierten Anmeldung über einen direkten Link aus einer E-Mail (Direkte Zusage) auch die Möglichkeit, die Anmeldeseite mit einem Code zu versehen. Dafür gibt es zwei Varianten, die auch parallel genutzt werden können:
- Personalisierter Einladungscode - Bei dieser Variante wird für jeden Gast ein personalisierter Einladungscode erzeugt, über dessen Eingabe der Gast auf seine personalisierte Anmeldung gelangt.
- Allgemeiner Code - Bei dieser Variante wird ein allgemeiner Code vergeben, der für alle Gäste gültig ist. In diesem Fall ist eine Kombination aus personalisierter und offener Anmeldung möglich.
*Bei ausschließlicher Einladung via E-Mail nicht notwendig.
** Die Standard Domain ändert sich entsprechend, wenn Sie eine eigene Domain inkludiert haben.
Für weitere Informationen besuchen Sie unseren Support Artikel:
>>> Die Registrierungseinstellungen
Registrierungsformular
MATE gibt Ihnen ein Standardformular vor, welches Sie nach Belieben anpassen können. Feldinformationen sind mit Attributen verknüpft. Attribute sind alle Informationen, die zu einem Gast gehören. Sie können diese frei bestimmen und benennen. Formularfelder (Zeilen) können Sie per Drag & Drop an die gewünschte Position verschieben.
Folgende Schaltflächen stehen Ihnen zur Verfügung:
- Einstellung Begleitung - Machen Sie Angaben zu Begleitpersonen für alle Gäste*
- Wählen Sie die Anzahl der erlaubten Begleitungen (max. 20).
- Wählen Sie die Attribute, die von einer Begleitung abgefragt werden sollen (bei Bedarf).
- Formularfeld hinzufügen - Hinzufügen von weiteren Formularfeldern
- Wählen Sie Ihr gewünschtes Formularfeld
- Verknüpfen Sie das Feld mit einem Attribut oder legen Sie einfach ein neues Attribut an (Siehe auch Attribute unter Weitere Konfiguration)
- Legen Sie die weiteren Informationen des Formularfeldes, beispielsweise die Überschrift oder auch die Breite, fest
*Kann für einzelne Gäste variabel angepasst, bspw. erhöht werden.
Inhalte festlegen
Alle Module sind, mit wenigen Ausnahmen, gleich aufgebaut und folgen demselben Schema von abgefragten Informationen.
- Aktivierung des Moduls - Aktivieren Sie das Modul mithilfe der Checkbox
- Menübezeichnung - Schaltfläche in der Navigationsbar (per Klick wird dorthin navigiert)
- Überschrift - Fett gedruckte Überschrift im Modul
- Farbeinstellungen - Legen Sie Farbeinstellungen bspw. für die Überschrift und die Hintergrundfarbe fest
- Textfeld - Freier Text für Beschreibung etc.
- Modulspezifische Einstellungen - dies sind Einstellungen, die von Modul zu Modul abweichen
Für weitere Informationen zur Erstellung einer Webseite besuchen Sie unsere Support Artikel:
5. Gästeverteiler erstellen
Sie finden diese Option unter: Veranstaltung auswählen > Gäste > Gästeliste
Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten Gäste zu Ihrer Gästeliste hinzuzufügen:
Gästeliste aus Excel importieren
Für die Verwendung Ihres Verteilers ist es wichtig zu bestimmen, welche Informationen für jeden Gast hinterlegt sein sollen. Für die Kommunikation mit Ihren Gästen benötigen Sie mindestens den Vor- und Nachnamen, die Anrede sowie die E-Mailadresse des Gastes. Es besteht die Möglichkeit, beliebig viele weitere Informationen (Attribute) zu hinterlegen. Attribute sind alle Informationen, die zu einem Gast gehören. Sie können diese frei bestimmen und benennen. Jede Spalte in Ihrer Excel-Liste wird vom MATE-System als ein einzelnes Attribut zugeordnet und auf Wunsch übernommen. Möchten Sie Ihren Gästen z. B. einen Sitzplatz zuordnen, könnte das passende Attribut dazu “Sitzplatz” heißen.
Einen einzelnen Gast hinzufügen
6. Weitere Konfiguration
Neben den E-Mails und den Webseiten haben Sie die Möglichkeit weitere Einstellungen zu Ihrer Veranstaltung vorzunehmen. Bitte besuchen Sie für detaillierte Informationen zu Attributen, Segmentierung mithilfe von Kategorien, zur automatisch generierten Anrede sowie die Drucker-, App- und Wallet/Passbook-Einstellungen die entsprechenden Support Webseiten.
Sie finden diese Option unter:
Veranstaltung auswählen > Gäste
>>> Das Erzeugen von Attributen
>>> Die Kategorien Ihrer Gäste
Veranstaltung auswählen > Kommunikation
>>> Die Konfiguration der Gastanrede
Veranstaltung auswählen > Vor Ort
>>> App Branding im CMS (Corporate Design Einstellungen)
7. Einladungs- und Rückmeldeprozess
Einladungsprozess
Gäste via E-Mail einladen kann man in folgendem Support Artikel nachlesen:
Gäste postalisch einladen kann man in folgendem Support Artikel nachlesen:
>>> Einladungs- und Ticketcodes generieren
Rückmeldeprozess
Mit dem Versand einer Einladung via E-Mail wird automatisch der Status der eingeladenen Gäste verändert.
- Ohne Einladung >>> Ohne Rückmeldung
Sobald ein Gast nun zu- oder absagt, ändert sich erneut automatisch der Status Ihres Gastes im CMS.
- Ohne Rückmeldung >>> Zusage oder Absage
Somit haben Sie jederzeit die Möglichkeit die Rückmeldungen Ihrer Veranstaltung nachzuverfolgen. Eine Gesamtübersicht Ihrer Gäste und damit aller Kennzahlen finden Sie im unteren Bereich der CMS Übersicht. Diese Kennzahlenübersicht zeigt Ihnen auf einen Blick alle wichtigen Zahlen Ihrer Veranstaltung.
Für weitere Informationen besuchen Sie unseren Support Artikel:
8. Akkreditierung
Sie finden die MATE Gästeliste App im Apple App Store unter: MATE Gästeliste
Mithilfe der MATE App ist eine schnelle und effiziente Akkreditierung Ihrer Gäste am Veranstaltungsort gewährleistet.
Vorbereitung
Anzahl der Geräte für den Check-In
MATE empfiehlt pro 100-150 Gäste 1 Gerät einzusetzen. Allerdings ist dies nur ein Richtwert. Grundsätzlich hängt die Anzahl der benötigten Geräte von der Einlasssituation und der Frequenz der eintreffenden Gäste ab. Kommen Ihre Gäste gebündelt in einem sehr kurzen Zeitfenster oder erstreckt sich die Akkreditierung über einen längeren Zeitraum?
Vor Start der Veranstaltung
Achten Sie vor Veranstaltungsbeginn darauf, dass die Batterie aller Geräte ausreichend aufgeladen ist sowie dass alle Geräte mit der aktuellsten Version der MATE Gästeliste App ausgestattet sind. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie das Entsperren Ihrer Geräte durch eine Codeeingabe sichern. Achten Sie darauf, dass mindestens einer Person vor Ort der Code zum Entsperren bekannt ist. Nutzen Sie eines unserer Leihgeräte, übernehmen wir die Konfiguration für Sie!
Netzwerkverbindung
Die Akkreditierung der Gäste funktioniert auch offline einwandfrei. Lediglich für die Synchronisation und das Log-In ist eine Internetverbindung zwingend erforderlich. Damit Sie stets die aktuellsten Zahlen Ihrer Akkreditierung abrufen können, verbinden Sie bitte alle Geräte mit dem Internet.
Der Check-In
Mithilfe der MATE App ist eine stressfreie und schnelle Akkreditierung Ihrer Gäste direkt vor Ort am Veranstaltungsdatum gewährleistet. Die Akkreditierung kann grundsätzlich online und offline erfolgen. Sie benötigen jedoch mindestens beim Login und Download Ihrer Veranstaltung einmalig eine Internetverbindung. Es gibt die Möglichkeit in den Benutzereinstellungen (nur Admins) einen Benutzer für Ihren Check-In zu hinterlegen, welcher lediglich App-Nutzungsrechte hat.
Zur Verwendung der App besuchen Sie unseren Support Artikel:
9. Auswertung
Sie finden diese Option unter:
Veranstaltung auswählen > Gäste > Gästeliste
Gesamtübersicht (Kennzahlenübersicht)
Mit der Kennzahlenübersicht haben Sie einen schnellen Überblick über Ihre Gästeanzahl mit Begleitpersonen sowie deren Rückmeldesituationen und Check-Ins. Sollten Sie die Anmeldungen/ Zusagen Ihrer Veranstaltung begrenzt haben, so wird bei Erreichen der maximalen Anzahl das entsprechende Feld rot markiert.
Zudem können Sie auf einen Blick Ihre Rückmelde-Quote und No-Show Quote nachverfolgen. Die No-Show Quote gibt Ihnen Auskunft darüber, wie viele Gäste schließlich auf Ihrer Veranstaltung anwesend waren bezogen auf Ihre Zusagen. Diese Auswertung bezieht sich immer auf die von Ihnen gewählten Gäste oder Selektion.
- Selektieren Sie Ihre Gäste oder das Gästesegment
- Die Auswertung passt sich automatisch an
Auswertung der Gastdaten in Excel
Veranstaltung auswählen > Gäste > Gästeliste > "Auswertung"
Sie haben die Möglichkeit sich jederzeit eine Auswertung Ihrer Daten in MATE in Excel herunterzuladen. Dazu können Sie alle Attribute beliebig auswählen.
Für weitere Informationen besuchen Sie unseren Support Artikel:
>>> Der Export aus MATE sowie die Auswertung Ihrer Veranstaltung
Für alle weiteren Informationen zur Anwendung unserer Software sowie Antworten auf häufige Fragen konsultieren Sie bitte unsere Support Webseite unter https://support.mateforevents.com.
